La Gestión eficiente de los recursos en un Archivo: una necesidad organizacional

In this podcast, we learn about the efficient management of resources in an archive. Resources can be human, financial, or material, and they are essential for the functioning of an archive. Tangible resources include buildings, furniture, and documents. The main resource in an archive is the document, which needs to be processed for easy access. Human resources are also crucial, as they possess the skills and knowledge necessary for working with the documents. Financial resources come from the state and are allocated to archive institutions. Material resources include office supplies, tools for automation, and materials for conservation. Intangible resources include intellectual property rights and knowledge. The goal of knowledge is to attain objective truth and understanding of the world. Bienvenidos a este podcast. Organización de Archivos 1, Actividad de Aprendizaje Número 13. La gestión eficiente de los recursos de un archivo. Una necesidad organizada. Para poder llevar a cabo la gestión eficiente en un archivo, necesitamos recursos. Los recursos son aquellos elementos que pueden ser utilizados por el hombre para realizar una actividad o como medio para lograr un objetivo. Pueden ser humanos, financieros y materiales. Pueden ser tangibles e intangibles. Los recursos tangibles son aquellas manifestaciones sustentadas por elementos materiales producidos de la arquitectura, el urbanismo, la arqueología, la artesanía, entre otras. Se dividen en dos categorías, inmuebles y muebles. Dentro de estos recursos tangibles, existen los documentos, los humanos, financieros y materiales. Los documentos. El documento es el principal recurso con el que cuenta un archivo. Deben procesarse para que cada usuario acceda sin ningún problema. Los recursos de la organización deben ser en función de los documentos. Los procesos de conservación, restauración, investigación y automatización deben estar igualmente en función del servicio. La automatización debe estar contemplada en la planificación estratégica de todos los archivos, aunque no se tengan los recursos para enfrentarla. Los humanos. Los recursos humanos de un archivo son tan importantes como los documentos. No se puede hacer nada con el objeto si no se cuenta con los sujetos para trabajarlos. Este importante activo no sólo es la persona en sí misma, sino que son sus habilidades y conocimientos. Financieros. Son el efectivo y el conjunto de activos financieros que tienen un grado de liquidez, es decir, que todos los recursos financieros pueden estar compuestos por dinero en efectivo, préstamos a terceros, depósitos en entidades financieras, tendencias de bonos y acciones o tendencias de divisas. El Estado, como ente financiero, destina un grupo de recursos a las instituciones de archivo. Esto es una práctica internacional. La mayoría de estas instituciones son 100% presupuestadas. Materiales. Inmuebles. Estos están relacionados con los locales de archivo, es decir, las oficinas, los depósitos, laboratorios, etc. Los terrenos de un archivo también están dentro de esta categoría. Instrumentos y herramientas empleados para la automatización de fondos, la conservación en su más amplio concepto, la estantería, muebles móviles, etc. Materiales de oficina para el procesamiento documental y otros vinculados a los archivos. Insumos para la conservación, automatización, el procesamiento documental, entre otros. Ahora veamos los intangibles. La propiedad intelectual son los derechos de marca, patentes, nombres, emblemas y lemas comerciales, etc. Derecho de autor, las obras literarias, artísticas y científicas, las interpretaciones de los artistas-intérpretes y a las ejecuciones de los artistas-ejecutantes, a los fonogramas y a las emisiones de la radiodifusión. Conocimientos. Proceso en virtud del cual la realidad se refleja y reproduce en el pensamiento humano. Dicho proceso está condicionado por las leyes del devenir social y se haya indisolublemente unido a la actividad práctica. El fin del conocimiento estriba en alcanzar la verdad objetiva. El proceso del conocimiento, el hombre adquiere saber, se asimila a conceptos acerca de los fenómenos reales, va comprendiendo el mundo circundante. Dicho saber se utiliza en la actividad práctica para transformar el mundo, para subordinar la naturaleza a las necesidades del ser humano. Gracias. Esto ha sido todo.