GESTION DOCUMENTAL TR

This is a transcription of a program discussing five topics related to document management. The first topic is the definition of document management. The second topic is the principles governing archival functions according to the General Archives Law. The third topic is the processes of document management according to a specific decree. The fourth topic is the definition of a document management system. The fifth topic is the characteristics of document management systems according to the same decree. The program provides an overview of each topic, including the importance of documents for decision-making, the responsibilities of public officials, and the processes involved in document management. It also discusses the features that document management systems should have, such as conformity, interoperability, and security. Hola, hola. Muy buenas tardes para todos. Mi nombre es Tatiana Rubiano y les doy la bienvenida a nuestro programa en el cual hablaremos cinco temas relacionados con la gestión documental. Primer tema a tratar, definición de la gestión documental. Segundo tema, principios que rigen la función archivística de acuerdo a la ley 594 del 2000, ley general de archivos. Tercer tema, procesos de la gestión documental a partir de lo dispuesto en el decreto 1080 del 2015. Cuarto tema, ¿qué es un sistema de gestión documental? Quinto tema, características de los sistemas de gestión documental a partir de lo dispuesto en el decreto 1080 del 2015. Empecemos con nuestro primer tema a las cuatro de la tarde, definición de la gestión documental. El conjunto de tareas encaminadas al logro de la eficiencia y economía por parte de las administraciones en la creación, mantenimiento y disposición y uso de los documentos de archivo, entonces se denomina gestión de documentos. La gestión de documentos se basa en la creación y establecimiento de programas de tratamiento de documentos de archivo, es decir, la creación de un sistema archivístico general que contempla la inclusión de diversos programas a corto, mediano y largo plazo integrados en dicho sistema. Joaquín Jackson, San Juan 2006, propone una serie de elementos que deberían formar parte del sistema de archivos o gestión documental a nivel institucional o regional. Algunos de estos son considerados irrenunciables desde una perspectiva metodológica, mientras que otros pertenecen a los llamados influenciables por el entorno. ¿Pero qué nos quiere decir influenciables por el entorno? En lo que respecta a los elementos influenciables por el entorno, tiene que ver mucho con el establecimiento, el nivel de autoridad que tiene el archivo, el organigrama de la institución, los niveles de dependencia, el diseño de un marco legal y reglamentario, la aplicación y continuidad de sensibilidad política y técnica, ya que en el marco legal y reglamentario no siempre resulta suficiente. Bueno, y esto cada vez se pone más interesante. Segundo tema, 11 principios que rigen la función archivística de acuerdo a la Ley 594 del 2000, Ley Generar de Archivos. Hablemos de nuestro primer principio, fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. Segundo, importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones. Basadas en antecedentes, basadas en vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Tercer principio, institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, economía política y cultural del Estado y la administración de justicia. Son testimonios de los hechos y de las obras. Documentan a las personas los derechos y las instituciones como centros de información institucional. Contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano. Cuarto principio, responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Quinto, dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado según lo dispone en el Título I de los Principios Fundamentales de la Constitución Política. Sexto principio, administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley. Séptimo, racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal, asimismo constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquella. Octavo, modernización. El Estado propunerá por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, establecimiento, programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos. Principio nueve, función de los archivos. Los archivos en un estado de derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora. Principio diez, manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responde a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y la sociedad, siendo contraria a cualquier otra práctica sustitutiva. Once, interpretación. Las disposiciones de la presente ley y de sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la constitución política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia se deben el Estado colombiano. Tercer tema, ocho procesos de la gestión documental a partir de lo dispuesto en el decreto 1080 del 2015. En estos ocho procesos encontramos la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo, valoración. Empecemos con nuestro primer proceso, planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico, comprende la creación y el diseño de formas, formularios, documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. Segundo proceso, producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura. Finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. Tercer proceso, gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución, incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción, metadatos, la disponibilidad, recuperación y acceso para consultar los documentos, el control y el seguimiento de los trámites que surten el documento hasta la resolución de los asuntos. Cuarto proceso, organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. Quinto, transferencias. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato, la generación, la migración, emulación o conservación, los metadatos técnicos del formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. Sexto, disposición de los documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa de archivo con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. Séptimo proceso, preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Y como último proceso, valoración. Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificación de los documentos por el medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo y determinar su destino final. Eliminación o conservación temporal o definitiva. Bueno, continuemos con nuestro cuarto tema, que es un sistema de gestión documental. Los sistemas de gestión documental son todos los softwares que permiten la administración, búsqueda y categorización de grandes volúmenes de información. Lo anterior, por medio de una plataforma de bases de datos, de este modo se consolidan resultados afines al desarrollo eficaz del manejo de los documentos, desde los principios de orden y relevancia de utilidad. La aplicación de un sistema de gestión documental fomenta la digitalización de documentos, la conservación inteligente de los mismos y la utilización eficiente de los espacios destinados al almacenamiento físico. Bueno, y ya para finalizar nuestro quinto tema, tiene que ver con las características de los sistemas de gestión documental a partir de lo dispuesto en el Decreto 1080 del 2015. Características de los sistemas de gestión documental La gestión documental adecuada de los documentos debe basarse en el desarrollo de las funciones de las entidades públicas, sus dependencias y funcionarios, así como en la normalización de sus procesos, procedimientos y manuales administrativos. De acuerdo con reglas específicas, para lograr lo anterior es necesario que los sistemas de gestión de documentos respondan a las siguientes características. Conformidad Los sistemas de información, incluyendo los sistemas de gestión de documentos electrónicos, deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades. Interoperabilidad Los sistemas de gestión documental deben permitir la interoperabilidad con los otros sistemas de información a lo largo del tiempo basado en el principio de neutralidad tecnológica, el uso del formato abierto y estándares nacionales o internacionales adoptados por las autoridades o instancias competentes. Seguridad Los sistemas de gestión documental deben mantener la información administrativa en un entorno seguro. Metadescripción Se debe procurar la generación de metadatos normalizados sean manuales o automatizados desde los mismos sistemas aplicativos. Adición de contenidos El sistema de gestión documental debe permitir que sean agregados nuevos contenidos a los documentos en forma de metadatos, sin que se altere la autenticidad, valor, evidencia o la integridad de los documentos. Diseño y funcionamiento La creación y captura de documentos en el sistema debe ser de fácil manejo y para los usuarios haciéndolo tan simple como sea posible. Gestión distribuida Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar y exportar masivamente los documentos series, subseries y expedientes y metadatos asociados desde y hacia otros sistemas de gestión documental. Disponibilidad y acceso Un sistema de gestión de documentos electrónicos debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento. Neutralidad y tecnología El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen tecnologías de la información y las comunicaciones, y garantizar el libre y leal competencia y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible. Bueno y así finalizamos nuestro quinto tema y llegamos al final de este espacio informativo. Espero que hayan aprendido algo nuevo y que sea de gran ayuda para el ámbito laboral. Hasta la próxima.