Podcast XIV - Sistema y procesos de control en la Gestión Empresarial

In this podcast episode, the hosts discuss control systems and processes in business management. They define control, explain the importance of measuring and monitoring performance, and discuss corrective actions. They also mention measurement systems and tools like the Scorecard. The hosts emphasize the need for control to ensure quality and alignment with goals. They explain the steps involved in the control process, including defining the purpose of control, setting standards, measuring performance, implementing corrective actions, and evaluating effectiveness. They also mention parameters, standards, and indicators within the control system. The hosts highlight the importance of measurement, information systems, and tools like the Scorecard in improving efficiency and effectiveness. They discuss productivity, inputs, outputs, and the importance of continuous improvement. They mention key performance indicators (KPIs) and the Scorecard as tools for monitoring and evaluating organiza Hola a todos, gracias por escucharnos y bienvenidos al catorceavo episodio de nuestro podcast Administración en Voces. En esta ocasión estaremos hablando sobre los sistemas y procesos de control en la gestión empresarial. Desde la definición del control, el proceso que se debe seguir para garantizar un buen control, el propósito de la misma, así como también encontramos parámetros, estándares e indicadores que están dentro del tema de estudio y cómo se los genera. Alrededor de esto mencionamos los sistemas de medición e información, donde se encuentra el monitoreo, con eficientes y herramientas como el Scorecard, además de informar cómo actuar en la medicina y la decisión de desempeño, y cómo corregir. Estudios esenciales en la relación general del control, que desarrollan el sistema de control después del proceso y las unidades como financiera, empresaria, empresa o organización. Hola amigos y amigas, una vez más gracias por estar con nosotros. Mi nombre es Kennedy y como ya dijo mi compañero abordaremos temas referentes a los sistemas y procesos de control en la gestión empresarial. Y mi nombre es José Jaramillo, quédate con nosotros y exploremos este tema de interés para un exitoso manejo administrativo. En este episodio vamos a hablar o a reflexionar sobre el siguiente pensamiento que dice, solo que se mide se puede mejorar. Este pensamiento nos adentra al tema de hoy que es el control en la gestión empresarial y es que sin control no es posible asegurar y mantener un sistema de calidad, tanto en los productos y servicios de las empresas como en los procesos que utilizan estas para producirlos. Adentrándonos a lo que es una definición de control, podemos mencionar que el control en la gestión empresarial es un proceso que tiene como objetivo evaluar y supervisar las actividades que realizan los colaboradores en una organización. También podemos mencionar que el control permite a los gerentes medir el desempeño de una empresa y tomar decisiones correctivas si es que es el caso. Definiendo el control, el concepto de control, también tenemos algunos pensadores como Freeman y Stoner que nos mencionan que el proceso que garantiza que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas. Es muy importante este pensamiento ya que nos menciona como la planificación se relaciona con el control. Tomando la definición de los hermanos Mahun, podemos decir que es una función que consiste en determinar si la organización avanza o no hacia sus metas y objetivos y en tomar las medidas correctivas si es el caso es negativo. Y por último tenemos un pensamiento de este Agustín Reyes Ponce que nos menciona que ese establecimiento de sistemas que permite medir resultados actuales y pasados en relación con los esperados. Con el fin de saber si se han logrado, si se han obtenido los que se esperaban, corregir, mejorar y formular planes de acción para el mejoramiento del control en nuestras actividades empresariales. Seguidamente tenemos la mecánica y el proceso de los controles de administración en el que se pueden utilizar dentro de este proceso de control. El primer paso es definir el propósito del control, que implica establecer claramente cual es el objetivo propósito del control que se va a implementar, según el establecimiento de estándares, indicadores o parámetros como unidad de medida. Aquí se establecen los criterios o estándares que se utilicen como referencia para evaluar el desempeño o la calidad que se está controlando. Como tercer paso tenemos la generación de un sistema e instrumento de medición e información. En este paso se construye un sistema o una herramienta que nos permita medir y recopilar la información relevante para evaluar si se está cumpliendo los estándares establecidos. En el cuarto tenemos la medición de vía de variabilidad y de comportamiento del estándar. Aquí se lleva a cabo la medición real del desempeño o la calidad del proceso en relación a los estándares establecidos. Como sexto paso tenemos la generación de medidas correctivas en la dirección de la norma. Cuando se identifican direcciones o brechas entre el desempeño real y los estándares establecidos, se debe implementar medidas correctivas para abordar esas direcciones. Es decir, aquí se debe implementar medidas que nos ayuden a analizar dónde es que estamos haciendo mal y poder corregir y así tener los resultados que se desean dentro de la empresa. Y como último paso tenemos la evaluación de la efectividad del control, que se realiza una evaluación para determinar si el sistema de control implementado está siendo efectivo en el orden de sus objetivos. El propósito del control es garantizar que las acciones de la organización se alineen con los planes establecidos, optimizando recursos, mejorando procesos y asegurando las consecuencias adictivas de los objetivos estratégicos. Es esencial evaluar controles con preguntas sobre contribución, costo-beneficio y redundancia. El principio de excepción recomienda monitorear desviaciones, mas no la norma, optimizando recursos. Es decir, sin tener control podemos asegurar el cumplimiento de los planes, porque el control busca verificar que las actividades y decisiones tomadas en la empresa se ajusten a los planes establecidos. Dentro de los sistemas de control y procesos encontramos lo que son los parámetros que están en el indicador. Dentro de los parámetros de la gestión empresarial nos indica que son variables cuantificables que sirven como referencia para medir, evaluar y diseminar los procesos, productos y servicios dentro de la organización. Los estándares jurísticos que estén establecidos y el nivel de eficiencia de los productos y productos aseguran la consistencia y cumplimiento de los objetivos estéticos en la empresa. Y por último en el indicador son métricas, claves que miden los rendimientos y la eficiencia de los nutrientes necesarios y los procesos para informar decisiones y implementar acciones hacia objetivos estratégicos de la organización. Estas herramientas son esenciales ya que nos ponemos medidas dentro de la gestión a establecer referencias, definir objetivos, medidas de consejo y tomar decisiones informadas para mejorar la eficiencia y la efectividad de la organización. Seguidamente continuamos con la generación de estándares, parámetros, indicadores y coeficientes en los cuales uno indica que los recursos tienen que establecer medidas cuantitativas y cualitativas para guiar y evaluar el rendimiento. Por eso es asegurando alineación con metas y mejoramiento continuo en su gestión de resultados. La productividad es la relación entre los productos que hemos tenido y los que hicimos en un periodo determinado. Y la desmetabilidad de sistemas y de productos. Esto implica también que los insumos van en relación al tiempo y no a los productos. Esto es una continuidad de un proceso. Los insumos son los que hacen dinero, el trabajo, la materia prima, materiales, energéticos, edificios, objetivos, metas, entre otros. El tiempo es el tiempo que ha establecido la organización. Para variarlo con lo que son los productos, como ventas, clientes, bienes, servicios, facilidades, resultados, entre otros. Otro factor que encontramos dentro de los sistemas de información de control es los estantes. Se nos dice que estos pueden medir la productividad y se meden por medio de una fórmula, que es producto dividido a cada uno de los insumos. También se impacta con relación de costo-beneficio. También se mide con la siguiente fórmula, que son costo de insumo dividido a la población interna. A continuación tenemos el sistema de medición e información. Es un conjunto de procesos y herramientas diseñados para recopilar, analizar y reportar datos, facilitando el seguimiento del rendimiento y la toma de decisiones estratégicas. Es decir, es un conjunto de procesos y herramientas interconectados que trabajan en conjuntos para recopilar datos, en dónde se definen qué datos se necesitan, de dónde se obtienen, etc. Los datos pueden ser cualitativos, cualitativos y almacenar datos. Mediante este sistema podemos organizar y almacenar los datos de forma segura y accesible para su posterior análisis. Y podemos también reportar esta información de una manera clara, concisa y visualmente atractiva. Otra herramienta para medir que los sistemas de control vayan de la mejor manera es el ministro de monitoreo. Este ministro de monitoreo es la observación y revisión continua de los procesos y actividades para asegurar que se cumplan los escenarios establecidos y después puedan facilitar la implementación de ajustes y mejores operativas dentro de las organizaciones. Los coeficientes indicadores en gestión empresarial son valores numéricos que reflejan la relación entre diferentes variables y ayudan a evaluar la efectividad y eficiencia de procesos y estrategias para fines de control y optimización. Los coeficientes indicadores también son conocidos como los KPIs, que son herramientas matemáticas que permiten evaluar el desempeño de una empresa en sus diferentes áreas. Se calculan a partir de la relación entre dos o más variables y proporcionan información valiosa sobre la eficiencia, la eficacia y la rentabilidad de la organización. Otra herramienta que se suma a este sistema para medir control es la herramienta Scorecard, que permite que en la web se presenten indicadores clave de desempeño y metas estratégicas permitiendo el seguimiento y la eficiencia de un rendimiento organizacional a través de un calendario de control. Los indicadores dentro del Scorecard son cuatro. En el eje X tenemos la situación de clientes internos y externos. Tenemos socios financieros, firmas organizacionales, formulación de capital humano, costos de calidad de procesos. Tenemos una análisis de contribución y costos de beneficios que puede estar ya en socios financieros, firmas organizacionales, costos de calidad, la situación de clientes internos y externos. Muy importante todo lo que han mencionado, todo lo que hemos compartido con ustedes en este podcast. Gracias a mis compañeros por apoyarnos con sus conocimientos adquiridos. Ahora vamos a hablar sobre la medición y la evaluación del desempeño organizacional, que no es más que comprender la aplicación de indicadores y métricas para analizar la efectividad de la organización y cómo ésta deberá alcanzar sus objetivos y ejecutar estrategias de mejora. Las mediciones de desempeño también se hacen como auditorías periódicas a las operaciones, en ocasiones conocidas como autoridades administrativas. Estas pueden ser contables, fiscales, etc. Una vez ya haber dado todos los seguimientos, una vez ya haber seguido todo el proceso para... Una vez ya haber seguido todo el proceso para la evaluación del confronto, tenemos que ver medidas correctivas claves, en las cuales éstas nos van a servir para corregir deseas o insistencias antes de que afecte significativamente su movimiento o su estado periódico. La corrección es la actividad que busca corregir el incumplimiento de las actividades. Y la acción correctiva son las medidas dirigidas a eliminar la causa raíz de una no conformidad. La no conformidad tiene una acción correctiva hacia el cumplimiento de un requisito. No conforme la competencia, es posible potenciar el cumplimiento de un requisito dando como acción preventiva. La oportunidad de mejora da como requisito a la actualización en el desempeño y la acción de mejora. A continuación, tenemos la evaluación general del control, que es el proceso de revisar y calcular sistemáticamente la efectividad de los sistemas y procedimientos de control internos para asegurar la alineación con los objetivos estratégicos de la empresa. Como analizadores debemos realizarnos las siguientes interrogantes. ¿Cuál es la razón de ser de esta información? ¿En qué enriquece la toma de decisiones o la buena administración? ¿Cuál es el costo-beneficio del mismo? Este proceso de control tiene cuatro diferentes pasos. El primero es el establecimiento de estándares. En el segundo está la evaluación del desempeño. En el tercer punto está la comparación del desempeño con el estándar establecido. Y en el cuarto está la acción correctiva. Los sistemas de control también tienen sus sistemas de control, los cuales son un conjunto de procesos diseñados para medir y ajustar el desempeño organizacional, asegurando el componente de un objetivo y la alineación con las estrategias y políticas establecidas dentro de la empresa. El sistema de control está compuesto por componentes, elementos y elementos. Los componentes tenemos lo que es las actividades de control, los elementos son políticas de operación, procedimientos, controles, indicadores, manuales de operación. Dentro de los componentes tenemos la información primaria, secundaria y sistemas de información. Dentro de los componentes de comunicación pública tenemos los elementos de comunicación organizacional, informativa y medios de comunicación. Ya estamos por concluir nuestro catorceavo episodio de nuestro podcast Administración de Voces y ahora vamos a hablar sobre el desarrollo de un sistema de control. Un sistema de control que es un círculo, podemos diseñarlo de la siguiente forma. Como primer lugar tenemos el diseño que es el mapeo inicial para definir las tareas y las responsabilidades. Seguido tendríamos un modelado que es la creación del modelo referencialmente en una herramienta computacional o en una máquina virtual. En la ejecución está la realización de procesos manuales o automáticos. En la supervisión el monitoreo y análisis de los indicadores del proceso. Y por último tendríamos la optimización que es la realización de ajustes en el proceso para un mejorado. Diagnosticar desviaciones y analizar causas. En caso de desviaciones identificar la causa raíz y evaluar la necesidad de tomar las medidas correctivas o adaptar los estándares. Tomando opciones correctivas, implementar cambios según el análisis, realizar ajustes de los procesos, recursos, capacitación de personal o cualquier otra área necesaria. Revisar y adaptar el sistema de control. Regularmente revisar y modificar el sistema de control para asegurar su efectividad y relevancia frente a los cambios del entorno y de la empresa. Comunicar y alinear es asegurarse de que todos en la organización comprendan los estándares y objetivos, así como su rol dentro del sistema de control. El proceso es iterativo, es decir, el control debe adaptarse continuamente para responder a la dinámica del entorno empresarial. La retroalimentación continua y la participación de los empleados son esenciales para mantener un sistema de control efectivo. Además, el control es un proceso continuo que se adapta y mejora con el tiempo. Es fundamental que las empresas implementen un sistema de control iterativo que responda a las cambiantes necesidades del entorno empresarial, ya que la implementación de un proceso de control iterativo requiere un compromiso por parte de la dirección y de todos los miembros de la organización. Es importante todo lo que hemos tratado a lo largo de este episodio, es muy importante cada uno de los elementos. Esperamos que todo lo que hemos visto sea de su agrado. Como ya sabemos, los controles de sistemas son fundamentales en cualquier organización o empresa, ya que permiten gestionar y dirigir eficientemente las actividades y recursos para alcanzar objetivos y metas establecidas. Es fundamental en los controles y los procesos, ya que proporciona un marco estructurado de gestión, ejecución, monitoreo y mejora continua de las actividades empresariales. Alinea perfectamente con los objetivos estratégicos, ya que les permite controlarlos y alinearlos a cualquier tipo de objetivos estratégicos de la organización. Es adaptable, flexible, enfoca en una mejora continua. Aquí se da también la utilización de tecnologías como software, herramientas analíticas, entre otras. Se analiza la gestión del riesgo, porque los controles y procesos también están diseñados para gestionar y mitigar los riesgos asociados con las operaciones empresariales. Al adecuar correctamente estos procesos, vamos a garantizar la eficiencia, la calidad y el éxito a largo plazo de la organización.