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IX PODCAST- PRINCIPIOS DE ORGANIZACION
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IX PODCAST- PRINCIPIOS DE ORGANIZACION
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In this podcast episode, the hosts discuss the principles of organization in business management. They cover topics such as the importance of organization, decision-making processes, structured and unstructured decisions, managing uncertainty and risk, and tools for effective organization. They also explore the 14 principles of Payoll, including division of labor, authority and responsibility, discipline, unity of command, unity of direction, subordination of individual interests, hierarchy, centralization, order, equity, stability, initiative, and team spirit. These principles are essential for achieving efficient management and success in businesses. Hola a todos, gracias por escucharnos y bienvenidos al noveno episodio de nuestro podcast Administración en Voces. En esta ocasión estaremos hablando sobre los principios de la organización. En cada segmento abordaremos la importancia de la organización dentro de las empresas, los fundamentos para poder tomar decisiones correctas, así como el proceso que llaman las mismas. Los tipos de toma de decisiones que se encuentran dentro de la organización, cómo son las estructuradas y no estructuradas, cómo debes manejar las empresas, los eventos de incertidumbre y riesgo. Además, los principios de fallor en una manera sintetizada, las herramientas que se utilizan para una buena organización y por último, las reglas para elaborar un organigrama acompañadas de los diagramas de flujo. Todos estos temas ayudarán a tener a nuestra empresa más productiva y organizada, logrando así el éxito. Hola amigos y amigas, una vez más gracias por estar con nosotros. Mi nombre es Kennedy Zúñiga. Mi nombre es Marlene Ruiz y como ya dijo mi compañero, abordaremos temas referentes a los principios de la organización, un tema que es muy importante dentro de la gestión empresarial. Y mi nombre es José Jaramillo. Quédate con nosotros y exploraremos este tema de interés para un exitoso manejo administrativo. Como ya dijimos en la introducción de este podcast, estaremos hablando sobre la importancia de los principios de la organización. Y es que la organización en la empresa es indispensable para lograr una gestión eficiente y mantener la calidad y la competitividad. Garantizar la satisfacción tanto de los empleados como de los clientes es uno de los principales objetivos de los principios organizacionales. En el esqueleto que sostiene al organismo empresarial, permitiéndole moverse y evolucionar con coherencia y propósito. En el tema de los principios organizacionales, vamos a pasar a los fundamentos de la toma de decisiones. Y para esto podemos mencionar que la toma de decisiones es un proceso cognitivo que resulta en la selección de una opción entre varias alternativas. Siempre existirá un problema o una situación que requiera solución y por ende existirán alternativas, opciones o cursos de acción que pueden tomarse para resolver un problema. Luego seguidamente tenemos la evaluación que es el análisis de las consecuencias y resultados potenciales de cada alternativa. Luego de las evaluaciones tenemos una selección que es la selección de la alternativa más adecuada. Y por último la implementación que es la puesta en práctica de la opción que hemos seleccionado. Este es un conjunto de varios pasos que debemos tomar para fundamentarnos en la toma de nuestras decisiones. Una vez que hablamos sobre los fundamentos en la toma de decisiones, nos centramos en el proceso de toma de decisiones en el cual se tienen que seguir algunos pasos. Primeramente debemos de identificar el problema del objetivo de la decisión. Aquí cada uno de los miembros de la organización debe de ver el problema que afecta a los objetivos para la toma de decisiones. Seguidamente tenemos la generación de alternativas reales. Aquí podemos ver algunas soluciones para dicho problema. Seguidamente tenemos la evaluación de alternativas basadas en criterios definidos. Una vez de ver algunas alternativas debemos de evaluar esas alternativas para ver si estas pueden servir en el problema o a su vez no. Tenemos seguidamente la elección de la mejor alternativa. Una vez haber identificado el problema y haber visto las alternativas y haber evaluado las alternativas, vamos a seleccionar cuál es la alternativa que mejor va con el problema. Y una vez haberla seleccionado vamos a implementar esa alternativa para el problema. Y por último tenemos el seguimiento y la evaluación de los resultados en el cual vamos a tener que estar viendo si esa alternativa fue la mejor para la empresa y si hay que actualizarla o si sigue siendo una buena alternativa para el dicho problema que se encuentre dentro de la organización. A continuación hablaremos sobre la toma de decisiones estructuradas y las no estructuradas. Las decisiones estructuradas son las que se toman en base a un proceso específico o ya tan claramente definidas como pueden ser, por ejemplo, las reglas o normas. En cambio, estas tomas de decisiones surgen de forma repetitiva y rutinaria, es decir, ya tan planteadas. En cambio, las decisiones no estructuradas requieren de una evaluación y reflexión y no se presentan de forma, en una situación nueva. Es decir, las decisiones estructuradas son aquellas que se enfrontan en una situación nueva en donde debe ser evaluado y reflexionado por la persona que está encargada de tomar la decisión. Dentro de las organizaciones también o empresas encontramos escenarios de incertidumbre ciertos en los cuales debemos saber cómo manejarlas. Para esto tenemos el uso de la información histórica y proyecciones futuras. Al hablar de información histórica nos referimos a los eventos pasados que han tenido nuestras empresas y proyecciones futuras. A base de esas informaciones históricas podemos dar proyecciones al futuro que podemos ver qué tan buenas son y así poder manejar dichos eventos y poder evitar riesgos que puedan perjudicar a la empresa. También tenemos el análisis de escenarios y estimación de probabilidades. Al hablar de análisis de escenarios tenemos que analizar cada uno de los eventos por los que suele pasar nuestra empresa y también la estimación de probabilidades, qué tan probable es alguna alternativa para dicho problema en una empresa o dicho evento o dicho riesgo que esté pasando nuestra empresa. También tenemos la adaptación y flexibilidad en toma de decisiones. Tenemos que saber tomar riesgos y también tenemos que saber cuál es la mejor decisión para nuestra empresa. Cuál de esas decisiones, saber adaptarnos y tomar la mejor decisión para que la empresa siga en la mejora continua. A continuación continuamos con los 14 principios de Payoll, los cuales primero es la división del trabajo. Se refiere a que todos los empleados o los trabajadores de la empresa tienen distintas habilidades y en esa función de su nivel de experiencia en el puesto que desempeñan ellos pueden considerarse desde especialistas hasta generalistas. Es decir, la especialización incrementa sensiblemente la eficiencia y la productividad de la mano de obra, aumentando la precisión y la velocidad en el desarrollo de estas tareas. Este principio es muy aplicable tanto al personal de administración como el de gestión. Autoridad y responsabilidad. Este principio habla sobre que la empresa o organización debe considerar la autoridad del equipo de dirección para poder dar órdenes a sus trabajadores. Esta autoridad conlleva una responsabilidad. El principio de disciplina. Payoll hablaba sobre la disciplina como obediencia y respeto de los valores fundamentales, ya que la buena conducta y las relaciones dentro de la empresa son la base sobre la que se sustenta la relación entre los trabajadores y la dirección. El principio de unidad de mando. Este principio se refiere a la necesidad de que un empleado reciba órdenes de un solo mando y rinda cuentas de las actividades a esta misma persona. Es decir, recibe órdenes de distintos mandos, ya que al recibir órdenes de distintos mandos puede llevar a confusiones y conflictos. Gracias a este principio se puede establecer la responsabilidad sobre los errores más fácilmente. Otro principio es la unidad de dirección. La unidad de dirección hace referencia a la unidad y el enfoque. Es decir, la dirección de la empresa es el máximo responsable del plan y debe supervisar el progreso de las tareas ya definidas y planificadas. Este principio toma especial relevancia a la organización de equipo y la coordinación. Es decir, toma mucha relevancia el trabajo en equipo. El principio de subordinación del interés individual al general. En una empresa existe todo tipo de intereses. De hecho, cada empleado tiene unos intereses particulares que en ningún caso deben prevalecer sobre el interés general de la empresa. Este debe estar enfocado y dirigido hacia los objetivos de la empresa y no a los del individuo. Este principio aplica en todos los niveles de la empresa. El principio de jerarquía. Este principio habla sobre que realmente debemos tener un granograma dentro de la empresa. Es decir, definir toda la jerarquía dentro de la empresa. Quién es el superior directo en cada nivel. Desde el nivel más alto hacia el más bajo. El principio de centralización. Este principio habla sobre la autoridad que debe ser necesaria para llevar a cabo el proceso de tomar decisiones, ya que debe estar equilibrado dentro de la empresa, sobre todo en organizaciones que son más grandes. Principio de orden. Este principio habla sobre que todos los empleados de la empresa deben disponer de los recursos adecuados para poder trabajar correctamente. El principio de equidad. Este principio habla sobre los trabajadores que deben estar en un lugar correcto dentro de la organización para poder ofrecer el máximo rendimiento y productividad. Principio de estabilidad. La elevada rotación del personal puede perjudicar sensiblemente el correcto movimiento de la empresa. Es por eso que a la vez se reduce el sentimiento de seguridad de los empleados. Principio de iniciativa. Este principio habla sobre los trabajadores que deben ser flexibles para realizar los procedimientos propios de cada puesto de trabajo. Y por último tenemos el espíritu de cuerpo. Este principio nos habla sobre el trabajo en equipo, la colaboración, la participación y la unidad entre todos los miembros de la empresa. Sigue escuchándonos. Muchas gracias compañeros por sus aportes que son muy importantes para comprender a profundidad este tema importante sobre los principios organizacionales. Y vamos a dar paso al siguiente principio que es el principio de unidad de objetivo. Que en una estructura organizacional es eficaz si facilita la cooperación de los objetivos hacia el logro de los objetivos de la empresa. Eso nos quiere decir que si todos trabajamos por un mismo objetivo lograremos conseguir cumplirlo en un menor tiempo siendo eficaces y eficientes. El siguiente principio es el principio de jerarquía. Que es cuando más claras sean las líneas de autoridad de cada nivel, más eficaces serán las decisiones y la comunicación organizacional. Es muy importante mantener una línea de autoridad en nuestra empresa, en nuestra organización, ya que así podremos identificar a quienes debemos dar cuenta de todos los actos que vayamos a realizar dentro de la organización. Es muy importante mantener la jerarquía dentro de las organizaciones ya que por ende podremos cumplir todos nuestros objetivos de una manera más eficaz y eficiente. Otro principio dentro de los principios de FIOR tenemos el principio de equidad en cargo de trabajo. El cual nos dice que la equidad de trabajo, de carga de trabajo dentro de una organización de tal forma que cada uno de los miembros se sienta cómodo y se sienta justo, sienta que el trabajo es justo. Ya que cada uno de los trabajos van a estar nivelados de acuerdo a sus capacidades técnicas. Es así que el trabajo va a ser equitativo y justo. Asimismo en el principio de equidad de cargo de trabajo hablamos también que el sistema de pago tiene que ser equitativo. Es decir, si por ejemplo en el departamento de ventas y departamento de producción tenemos que saber que el departamento de producción va a tener un pago justo de acuerdo a su capacidad que da su departamento y en el departamento de marketing va a haber otro pago diferente al departamento de producción. Ya que esos dos departamentos van a ser los mismos, por tanto, cada uno debe tener su pago de una manera justa de acuerdo a sus responsabilidades y sus trabajos. Continuando con los principios nos abordaremos ahora sobre el principio de primacia de la autoridad lineal sobre la asesora. También es necesario aclarar que la autoridad para fines de organización se clasifican en lineal, staff, es decir, de asesores y la narrativa. Esto se explica en un apartado especial, pero el principio de la autoridad de línea es quien decide por tener la responsabilidad. En todo caso, los asesores de una empresa solo aconsejan y recomiendan. Seguidamente tenemos el principio de primacia de autoridad normativa, de la cual nos dice que debe ser la reguladora y traductora de la estrategia a normas de operación, más no un nivel jerárquico que genere burocracia y agendamiento en las áreas. Es decir, que este principio nos indica que cada miembro de la organización debe ser responsable solo de un asunto de autoridad, con el fin de que nos ayude a evitar la duplicidad de la función. Aquí solo va a existir un solo jefe, el cual va a hacer que la comunicación sea más fluida y más eficiente. Por tanto, los trabajos sean mejores y la empresa sea más productiva. Principio de unidad de mando. Este principio indica que cada miembro de la organización debe ser responsable solo frente a una autoridad, es decir, debe mantener su relación solo frente a un solo jefe. Esto no implica que el colaborador se aísle sin espíritu de equipo, es decir, siempre debe trabajar en equipo. La organización como fase del proceso administrativo, también tenemos en cuenta que tiene herramientas. Estas herramientas son todas las que apoyan a que esta etapa pueda ser más rígida, es decir, pueda llevarse de la mejor manera. Dentro de las herramientas de organización tenemos las reglas para elaborar un organigrama, los diagramas de flujo, el análisis y inscripción de puestos y manuales de organización. Al hablar de reglas para elaborar un organigrama, hablamos que dentro de la organización existen los cuales permiten que la empresa esté estructurada de una buena manera, en la cual se sepa cómo está estructurado cada departamento o cada área. Y las reglas que llevan para hacer un buen organigrama. Tenemos los diagramas de flujo, los cuales son representaciones gráficas que nos indican cómo están estructurados los puestos y las actividades de cada organización o empresa. El análisis y descripción de puestos nos quiere decir que es un procedimiento a través del cual se determinan las funciones, responsabilidades y obligaciones que tiene cada miembro en cada puesto de trabajo, es decir, la departamentalización. El manual de organización. Los manuales de organización nos sirven para ver cómo está estructurada nuestra empresa, cuáles son los cargos que llevan y saber qué función destaca cada miembro de la empresa. Este en sí es un documento y ese documento es exclusivamente de uso interno dentro de la organización. A continuación, hablamos sobre las reglas para elaborar un organigrama. Encontramos que las principales reglas para elaborar un organigrama son las siguientes. Primeramente, debemos escribir el nombre de la empresa y especificar si se trata del organigrama general o de uno parcial. Seguidamente, tenemos que encerrar en rectángulos cada unidad organizacional o cada persona. Luego, colocamos las posiciones con idéntica jerarquía del mismo nivel. Seguidamente, los cuadros se encierran en niveles jerárquicos similares. Estos deben ser del mismo tamaño. Hablamos de los diagramas de FIU, como anteriormente ya veníamos hablando, aquí vamos a explicarlo de una manera más entendible y más sintetizada. Nos dice que son representaciones gráficas del conjunto de operaciones que se realizan en un proceso productivo de repetición continua en razón de cada producto que se obtiene de ellos. Es decir, un diagrama de FIU nos indica cada una de las actividades, o sea, nos describe un proceso en el cual como se va realizando un producto o algo que va haciendo la organización. Visualmente, se puede apreciar la relación secuencial con la ayuda de descripciones, rectángulos, rombos, círculos, flechas, prismas circulares, entre otros símbolos. Los más comunes que estamos estudiando son los cuadrados, los círculos y los rombos. Estos son los que nos ayudan a dar el inicio del proceso operativo. El cuadrado nos sirve para indicar los procesos que se va realizando dentro del diagrama de FIU y los rombos nos indican las decisiones que se va a tomar dentro del proceso. Es decir, tengo que tomar una decisión, entonces tengo que ver si quiero tomar esa decisión o si no la voy a tomar. Entonces el rombo nos va a ayudar para hacer eso. Me va a preguntar que por qué hablo de estos. Existen más, pero comúnmente nos basamos en estos porque estos son los que más se utilizan dentro de un diagrama de FIU. También tenemos el cuadrado que nos ayuda a dar un proceso determinado. Es decir, un proceso que va a estar constante, un proceso que es definido. O sea, no va a cambiar, ese proceso va a estar definido. Como dije al principio, en definitiva, un diagrama de FIU es la muestra de cómo se procesan los datos del sistema en función del asentado y salida. Muy interesantes todos los temas que hemos tratado en este episodio. También de acuerdo con todo lo que hemos hablado cada uno de nosotros, la importancia de la toma de decisiones, los procesos, cómo saber identificar un problema y cómo ver cuál es la mejor alternativa para poder solucionar dicho problema dentro de nuestras organizaciones. Asimismo, saber cuáles son las tomas de decisiones que ya están estructuradas y cuáles no, y saber cuál de esas decisiones es más favorable para nuestra empresa. Así como que ya hablamos también sobre los principios de FIU, de una manera simplificada y de una manera más entendible. Y con el fin de que conozcan cómo puede su organización ser más efectiva, más productiva y por tanto alcanzar los objetivos y el éxito de la misma. Sí, muy interesantes los temas que hemos abordado en este podcast. Sobre todo los principios y cómo tomar decisiones. Sobre los principios que hablaba Javier Rifaillol, muy interesante, fueron los 14 principios que hablamos de forma muy eficaz dentro de nuestro podcast. Algunos de esos principios incluían sobre la división del trabajo, la autoridad, la responsabilidad, la manera del mundo y algunos sobre la equidad. Estos principios además han sido fundamentales para crear nuevas formas de decisión dentro de nuestra empresa. Además estas ideas han dejado un impacto dentro de la gestión de una empresa. Estas deben ser aplicadas dentro del campo empresarial para poder así tomar buenas decisiones. Genial, muchas gracias por todos sus soportes compañeros. Gracias a ustedes oyentes por escucharnos una vez más. Esperamos volverlos a tener en nuestro próximo episodio. Y con esto concluimos otro fascinante episodio de Administración en Voces. Esperamos que los hayan disfrutado explorando todo este interesante mundo de cómo ser empresa. Los invitamos al siguiente episodio. Adiós. Adiós.
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