Mirek Księżarek - Prawo Pracy w UK Vol.4. Skargi do pracodawcy

In this radio broadcast, Mirek Księżarek, a legal assistant, discusses the topic of complaints to employers in the context of labor law at IKEA. He advises that it is important to first try to resolve issues informally through conversation. If that doesn't work, an official written complaint should be submitted to the employer. Księżarek mentions the ACAS Code of Practice, which provides guidelines for both employers and employees in handling complaints. He emphasizes that the goal of a complaint is not always to solve the problem immediately, but rather to have documented evidence of the issue for future reference, especially in legal proceedings. Księżarek also provides tips on how to write a complaint and to whom it should be addressed, suggesting email as a good method. He advises focusing on facts rather than emotions and including specific details of incidents. Once a complaint is submitted, the employer should acknowledge its receipt. Witam serdecznie, słuchacie audycji Prawo Pracy w IKEA w radiu Polish Voice FM. Nazywam się Mirek Księżarek, na co dzień zajmuję się prawem pracy w Kancelarii Prawnej, gdzie od 2014 roku pracuję jako asystent prawny. Obecnie jestem w trakcie studiów prawniczych, nie mam jeszcze pełnych kwalifikacji, aczkolwiek prowadzę sprawy w całości łącznie ze sporządzaniem wniosków do Sądu Pracy i z pełną reprezentacją w Sądzie Pracy. Cały czas pracuję pod nadzorem wykwalifikowanych i doświadczonych adwokatów i prawników. W audycji omawiam moje doświadczenia i podaję moją prywatną opinię na ten temat. Na temat aspektów dotyczących prawa pracy w IKEA. Temat tego odcinka audycji to skargi do pracodawcy. Jak składać skargę, na co należy zwrócić uwagę i co zrobić, jeśli skarga nie zadziała. Kilka słów wstępu, disclaimer. Wszelkie informacje przedstawione w audycji nie są prawą prawną. Każda sytuacja jest inna i indywidualna. Jeśli chcesz otrzymać konkretną poradę prawną co do Twojej sprawy, to polecam zgłosić się do prawnika specjalizującego się w prawie pracy. Polish Voice FM, Twoje radio w IKEA. Gramy dla Ciebie codziennie 24 na 7. Można nasłuchać na aplikacjach mobilnych, m.in. na aplikacji radio.net. Pobierz aplikację i wybierz Polish Voice FM. Przechodzimy do tematu audycji, co do skarg. Kiedy i w jaki sposób dobrze jest złożyć skargę. Skarga po angielsku to zazwyczaj mówimy grywięc albo complain. Kiedy taką skargę należy złożyć? Wtedy, kiedy coś się niedobrego dzieje, kiedy są łamane Twoje prawa w pracy, kiedy uważasz, że coś się dzieje nie tak, a powinno być inaczej. Zazwyczaj dobrze jest spierw starać się rozwiązać sprawę mniej formalnie, nieoficjalnie, poprzez rozmowę, poprzez nawiązanie jakiejś rozmowy z menadżerem czy z superwajzerem, żeby po prostu zapytać, czy powiedzieć o sytuacji, bo czasem to wystarcza. Czasem wystarczy nie dać się zwrócić uwagę i powiedzieć, to może rozwiązać sytuację. Jeżeli to nie pomoże, no to wtedy trzeba się zastanowić, czy nie napisać oficjalnej skargi na piśmie. No i wtedy pracodawca musi oficjalnie tę skargę rozpatrzeć według jego procedury i według tak zwanego ACAS Code of Practice. Zaraz wyjaśnię, na czym to polega i co to oznacza. W Wielkiej Brytanii jest urząd, o którym już wspominałem we wcześniejszych audycjach. Nazywa się w skrócie ACAS, czyli A-C-A-S, the Advisory Conciliation and Arbitration Service. Jest to urząd, który ma za zadanie, że tak powiem, publikować przewodniki, jak postępować zgodnie z procedurą. To się nazywa Code of Practice, czyli jest to kod postępowania zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Czyli obydwie strony powinny się tego kodu stosować i warto go znać. Znajdziecie go na stronie internetowej urzędu ACAS. Strona internetowa jest www.acas.org.uk Ten ACAS Code of Practice nie jest ustawą, nie jest narzuconą z góry ustawą. Są to tylko zalecenia, aczkolwiek zazwyczaj w sytuacji, kiedy już dojdzie później po złożeniu skarg i dojdzie do procesu sądowego w Employment Privilege, czyli w sądzie pracy, to zazwyczaj sąd pracy uznaje te zalecenia, uznaje ten Code of Practice i jego złamanie za ważną sytuację i jest to dane pod uwagę zarówno ze strony pracownika, jak i ze strony pracodawcy. Może opowiem kilka słów na temat, jaki jest cel skargi. To jest dosyć częsty temat, który zdarza się i słyszę to bardzo często od klientów czy potencjalnych klientów. Po co nam pisać skargę, przecież to nic nie pomoże i tak to nie rozwiąże problemu. Owszem, może być tak, że skarga nie rozwiąże problemu, ale nie to jest zawsze celem skargi. Celem skargi może być coś innego. Otóż oczywiście, że celem skargi przede wszystkim jest to, żeby taki zaistniały problem, jakikolwiek ten problem jest, żeby go rozwiązać, jeśli się da, ale innym celem skargi jest to, aby mieć na piśmie dowody, że pracownik takie skargi składał i że się skarżył, że coś jest nie tak i ciągle zwracał uwagę pracodawcy, że jest jakiś problem, który nie jest rozwiązany i to bardzo często jest takim drugorzędnym celem skargi, ponieważ później, jeżeli już zaistnieje jakiś problem i ktoś złoży roszczenie do sądu pracy, to wtedy, prosty przykład, pamiętam, że był klient, który miał sprawę na temat niesłusznego zwolnienia oraz do tego dołożył race discrimination, czyli dyskryminację ze względu na rasę czy narodowość. W jego przypadku to była narodowość polska, był Polakiem, został zwolniony po pięciu latach pracy, stwierdził, że niesłusznie, ale do tego też dodał, że przez ostatnie dwa lata ciągle był szykanowany, dyskryminowany, były komentarze na temat Brexitu, na tego, że on powinien wracać do Polski i źle był traktowany z tego względu. Bardzo przykra sprawa. Natomiast problem u niego był taki, że on nie złożył ani jednej pisanej skargi na ten temat i nie było żadnych dowodów na piśmie, że taka sytuacja zaistniała. I ja mówiłem o tym od początku, że to jest słowo przeciwko słowu, bo Ty mówisz, że tak było, pracodawca twierdzi, że tak nie było i mimo to klient stwierdził, uparł się, jednak chce to wpisać we wniosek i mówi, dobrze, proszę bardzo, to jest Twoja decyzja, nie moja. Jak doszło już do sprawy, no to sędzia zadał kilka podstawowych pytań. Proszę Pana, twierdzi Pan, że nastąpiła dyskryminacja ze względu na Pana narodowość. Proszę mi powiedzieć, kiedy Pan złożył skargę, data, dzień, do kogo Pan skargę i co Pan w tej skarbie napisał. Odpowiedź była, że nie złożyłem żadnej skargi. Więc sędzia dalej wdrożył temat. Twierdzi Pan, że sytuacja się działa dwa lata i przez dwa lata Pan mi mówi, że Pan nie złożył żadnej skargi i Pan tolerował sytuację przez dwa lata. Więc taka sytuacja nie jest dobra, ponieważ tego elementu sprawy ten pracownik nie wygrał, ponieważ nie było żadnych dowodów i sędzia niestety nie uwierzył słowu temu wnioskującemu czy temu pracownikowi. Więc to jest taka przestroga, że celem skargi nie zawsze jest rozwiązanie, ale to, żeby mieć później dowody, że zgłaszało się jakiś konkretny problem i że ciągle się zwracało na to uwagę, a mimo to pracodawca to ignorował i nic z tym nie robił. Jeszcze chciałbym wrócić do tego, w jaki sposób pisać skargę i do kogo ją składać. W zasadzie dobrze znać wewnętrzne przepisy pracodawcy. Jeżeli to jest jakiś duży pracodawca, to zazwyczaj powinien mieć disciplinary ingredients procedures, czyli procedury związane jak składać skargi i również jak odbywa się proces dyscyplinarny i warto sobie poczytać, co tam jest napisane. Jeżeli nie ma takich wewnętrznych procedur, bo na przykład zakład pracy jest pracodawcą z małym biznesem, to wtedy trzeba się trzymać ACAS Code of Practice i sprawdzić na stronie ACAS Guidance na ten temat i co zrobić. Z praktyki ja mogę powiedzieć w ten sposób, że bardzo dobrą metodą jest pisanie e-maili. Używając swojego prywatnego e-maila, jeśli się da, bardzo często jest tak, że pracodawca prosi czy żąda, żeby wszelka korespondencja była poprzez wewnętrzny e-mail pracodawcy. Jeżeli taka jest sytuacja, to wtedy można zachować kopię takiego e-maila nie poprzez przekierowanie tego e-maila do siebie, bo to może być złamanie procedur, jeżeli chodzi o ochronę danych osobowych, ale można wydrukować taki e-mail elektronicznie do pliku PDF. Wystarczy po prostu kliknąć Print to PDF, opcję w e-mailu. Myślę, że każdy wie jak to zrobić, lepiej jak ja. I wtedy mamy kopię, którą można sobie zachować, bo może się przydać kopia takiej skargi. Do kogo składać? Zazwyczaj do HR, czyli Human Resources, czyli do karcz, do menadżera. Jeżeli składamy skargę na tego konkretnego menadżera, to do innego menadżera, jemu równemu lub do kogoś wyżej, jeżeli jest wyżej osoba lub do jakiejś osoby, która jest potencjalnie osobą niezależną, która tę skargę może rozpaczyć. W dużych miejscach pracy to nie jest problemem, bo zależy jak ktoś się znajdzie, który jest na tym samym poziomie lub wyżej. W małych miejscach pracy, jeżeli mamy tylko załóżmy dwóch menadżerów i jedną osobę z HR, to czasem jest trudno składać skargi przeciwko im wszystkim, jeżeli oni są wszyscy w to zamieszani, ale wtedy celem skargi nie jest rozwiązanie problemu, ale właśnie pokazanie, że skargi się składa. Czasem skargą też może być napisanie wiadomości tekstowej sms-em lub przez aplikację Whatsapp czy przez jakieś inne komunikatory. Jest tych komunikatorów bardzo dużo. To też jest forma składania skargi i jest to forma na piśmie. Co w skardze powinno być zawarte? Przede wszystkim moim zdaniem dobrze jest unikać emocji pisania, tego jak się czujemy, jakie to odniosło skutek na naszej psychice i uczuciach. Oczywiście można to napisać w jakimś pewnym stopniu i dyplomatycznie, ale moim zdaniem lepiej się skupić przede wszystkim na faktach, czyli co się stało konkretnie, jaka była data tego zdarzenia, czyli dzień, miesiąc, rok, nawet godzinę można podać, bo można pracować na różnym czasie, rano, po południu czy w nocy. Co zostało powiedziane? I dobrze jest, jeżeli pamiętamy, napisać słowo słowo co ktoś powiedział. Dla przykładu pamiętam w momencie kiedy nastąpił Brexit, wtedy tych spraw było dużo na ten temat, wpadały komentarze, już nastąpił Brexit, więc wracaj do swojego kraju. Użycie konkretnych słów co inny pracownik, drugiego pracownika powiedział, to jest bardzo dobry argument, który jest faktem i dobrze jest napisać słowo słowo, albo jeżeli nie zawsze można pamiętać dokładnie, to wtedy jakaś bliska interpretacja też jest dobra. Również czasem można napisać co zostało zrobione, no bo też to nie tylko są słowa, ale to mogą być jakieś akty czynności, może to być agresja fizyczna lub może być to zrobienie czegoś lub coś co nie zostało zrobione, a powinno być zrobione. Czasem jest tak, że ktoś czegoś nie robi na złość, żeby przeszkodzić i to też jest formą agresji czy sytuacji, która nie jest najlepsza. Co się dzieje jak już skarga zostanie złożona? W momencie kiedy wyślecie skargę i jeżeli to zostało zrobione, załóżmy, to może być poprzez e-mail, sms czy list wysłany pocztą, jakkolwiek to zrobicie, w takiej sytuacji, że podatka przede wszystkim powinien nam powiedzieć, że taka skarga została przyjęta, nie ma jakiegoś zwyczaju, że jeżeli ktoś wyśle to listem czy nawet poda list ręcznie, że manager czy suprowezor musi to odebrać i podpisać. To nie ma takiego zwyczaju w Anglii, wystarczy po prostu wysłać e-mail czy ten list zostawić, nikt nie musi tego podpisywać. Czasem słyszę od moich klientów takie pytanie, zaniosłem im skargę, poprosiłem o podpis, że skarga została odebrana, a oni odmówili mi podpisania tego. Nie muszą podpisywać, nie ma takiego zwyczaju. Z tego co ja pamiętam, jeszcze pamiętam przez mgłę czasy komunistyczne, byłem wtedy jeszcze dzieckiem, ale pamiętam, że to był taki bardzo komunistyczny zwyczaj, że wszystkie pisma w Polsce musiały być podpisywane, jakieś listy polecone czy jakiś odbiór, cokolwiek, wszystkiego. To są przestarzałe przepisy z tych czasów, z Polski. W Anglii nigdy tak nie było. W Anglii jest przyjęte nawet do tego stopnia, co jest bardzo ciekawe, to nawet nie dotyczy prawa pracy, ale ogólnie, że jeżeli to się nazywa tak zwany serving of documents, czyli podanie dokumentów, jeżeli, w jakiejkolwiek sprawie, to może być sprawa cywilna, załóżmy, spór kontraktowy między dwoma firmami, załóżmy, że jakaś firma nie zapłaciła rachunku, ta druga firma skarży i może być tak, że ktoś przyjdzie fizycznie, poda do ręki tej drugiej osobie list, ten dokument, ta druga osoba może odmówić przyjęcia, czyli nie odbierze tego dokumentu i wtedy ta osoba, ten list przynosząca, może rzucić ten list tej osobie pod nogi, dosłownie, takie są przepisy, może rzucić ten list pod nogi i to jest przyjęte jako serving of documents, czyli wysłanie tego listu, nikt niczego nie musi podpisywać. To jest bardzo ciekawe, ale to jest tylko taka ciekawostka poza tematem, który dzisiaj omawiamy. Jak już skarga zostanie przyjęta przez pracodawcę, pracodawca powinien zorganizować jakieś spotkanie, czy powinien odpisać przede wszystkim na tę skargę swoją wersję wydarzeń, jeżeli chce, lub powinien zorganizować jakieś investigation, czyli dochodzenie, zrobić spotkanie, omówić, co jest przedmiotem skargi, w jaki sposób to pracownik widzi rozwiązanie tej skargi, tego problemu. Jeżeli są jakieś świadkowie zdarzenia, no to wtedy pracodawca powinien tych świadków też wysłuchać, zrobić notatki ze spotkań, jeżeli są jakieś nagrania CCTV, no to one też powinny być przedstawione jako dowody w sprawie, jeżeli są dostępne. No i po tym całym dochodzeniu pracodawca powinien odnieść się najlepiej na piśmie co do tej skargi, czy uznaje taką skargę za słuszną, czy nie, czy w części ją uznaje za słuszną, a w części nie. Czasem takie dochodzenie może być dosyć długotrwałe, może to trwać kilka dni, a może być kilka tygodni, a zdarzają się przypadki jak kilka miesięcy, więc to wszystko zależy od konkretnej sytuacji. Jeżeli pracodawca przyzna rację, no to problem powinien być rozwiązany, czy zniwelowany, zminimalizowany, jeżeli się da. Jeżeli pracodawca będzie miał inne zdanie niż pracownik, który złożył skargę, to też pracodawca powinien mu dać opcję apelacji, czyli dalszego rozpatrywania tej skargi jeszcze gdzieś wyżej, jeżeli jest taka możliwość. Tutaj bym też zwrócił uwagę na bardzo ważny aspekt, o którym zawsze mówię, czyli time limit, czyli limit czasowy na złożenie wniosku do sądu pracy, w szczególności jeżeli to dotyczy bezpośrednich aktów dyskryminacji. Bezpośrednie akty dyskryminacji to są takie akty, gdzie nastąpiło jednorazowe zdarzenie, na przykład komentarz, nastąpił Brexit, wracaj do domu, co ty tutaj jeszcze robisz? Taki komentarz, jeżeli on się zdarzył, audycja będzie emitowana w niedzielę 12 listopada, więc jeżeli to zdarzenie nastąpiło 12 listopada o godzinie 11, załóżmy, to od tego czasu jest 3 miesiące, minus jeden dzień w zasadzie, żeby rozpocząć negocjacje sądowe poprzez Urząd AKAS. Jeżeli złożymy skargę na ten temat, że taki komentarz obraźliwy padł przeciwko pracownikowi i jeżeli pracodawca będzie taką skargę rozpatrywał dłużej niż te 3 miesiące, a pracownik nie złoży, nie rozpocznie procedury sądowej, to taka sprawa jest już przedawniona i tutaj trzeba na to zwrócić uwagę, bo bardzo często pracodawcy stosują taki trik techniczny, że przedłużają to całe dochodzenie, przedłużają to danie odpowiedzi na tą skargę, później jest apelacja, znowu przedłużają odpowiedź i to się ciągnie tygodniami, miesiącami, mija 4-5 miesięcy i wtedy dopiero ktoś przychodzi do prawnika i mówi, nastąpił taki komentarz 12 listopada, ale ta osoba przyjdzie do nas już dłużej niż po 3 miesiącach, przyjdzie w maju, dawno 3 miesiące minęły i wtedy mówi, bo ja chcę założyć sprawę, bo taki komentarz padł w listopadzie, no i wtedy ja liczę 12 listopada, czyli 12 grudnia, 12 styczeń, 12 lutego, minus jeden dzień, do 11 lutego był czas, żeby rozpocząć sprawę, ty przyszedłeś do mnie w maju, no bardzo mi jest przykro, ale sprawa jest przedawniona i sąd pracy nie ma nawet możliwości takiej sprawy przyjąć, bo nie ma jurysdykcji nad taką sprawą, bo jest to za limitem czasu, no i niestety nie wiedza na ten temat nie zwalnia z tego przepisu, ale czasem są różne wyjątki, że można składać taki wniosek, w szczególności jeżeli taki akt się powtarza i jeżeli taki komentarz nastąpił 12 grudnia, 12 stycznia, no to to w porządku, bo wtedy to się powtarza i ten limit czasu za każdym razem się kasuje i od każdego zdarzenia jest te 3 miesiące. Zresztą się nie kasuje, tylko powstają nowe zdarzenia, to też trzeba by było zwrócić na to uwagę, albo czasem są przypadki, gdzie jest akt, który jest ciągłą kontynuacją i taki akt, tylko to nie jest wtedy dyskryminacja bezpośrednia, jak jedno zdarzenie, tylko to jest dyskryminacja pośrednia. To zazwyczaj następuje wtedy, kiedy ktoś ma jakąś długotrwałą chorobę, jest osobą z niepełnosprawnością i pracodawca mu w tym nie pomaga, brenu przeszkadza i nie stosuje odpowiednich udogodnień, które powinien wprowadzić w takiej sytuacji. Trzeba bardzo uważać na te 3 miesiące i trzeba pamiętać, że rozpatrzywanie skargi i wszelkie apelacje nie zatrzymują tego czasu 3 miesięcy i to jest bardzo ważne. Jak już mówimy o dyskryminacji, to też podam przykład, kiedy skargi bardzo dobrze zadziałały i pomogły w sprawie. Imiona są fikcyjne, nie są prawdziwe, więc proszę się tym nie kierować, ale dla łatwości czasem podam jakieś fikcyjne imiona. Dam taki przykład, gdzie Pani Agnieszka miała uraz z kolana i przeszła operację tego kolana. Pracowała w fabryce przy taśmie, składała jakieś elektroniczne urządzenia i cały czas musiała stać na nogach przez 8-10 godzin podczas zmian. Więc po tym urazie lekarz zakładowy zalecił, aby Pani Agnieszka miała krzesło przy tej taśmie i mogła sobie usiąść od czasu do czasu na tym krzesle, żeby to kolano tak nie cierpiało i gdyby ją np. bolało albo też zalecił lekarz zakładowy, żeby Pani Agnieszka pracowała 2-3 godziny przy tej taśmie, a później robiła inne czynności przy pracy siedzącej. To były zalecenia ze względu na to, że Pani Agnieszka przez to kolano była pracownikiem z niepełnosprawnością. Niestety po tych zaleceniach na początku przez kilka tygodni, miesiąc pracodawca się do tego stosował, a później menedżerowie o tym zapominali czy ignorowali to i ciągle nakazywali Pani Agnieszce, żeby ona pracowała przy tej taśmie przez 6-7 godzin czy całą zmianę. A jak chciała wziąć krzesło, to jej mówili, że jesteś tutaj od pracowania, a nie od siedzenia i nie musisz mieć krzesła. Więc Pani Agnieszka przyszła do prawnika i wtedy prawnik jej pomógł złożyć skargę i prawnik zalecił składać te skargi praktycznie co 2 tygodnie, co 3 tygodnie. Tak często jak tylko często się będzie jakaś ta sytuacja powtarzać. Skarga została złożona na piśmie 6 razy, że pracodawca się nie stosuje do zaleceń, że ciągle wręcz przeszkadza, odmawia wprowadzenia tych udokodnień. Pracodawca się do tego nie ustosunkował, twierdził, że oni nie muszą wprowadzać żadnych udokodnień, że krzesło nie jest potrzebne, że inna praca też nie jest potrzebna. No i wtedy powstało roszczenie o disability discrimination, czyli dyskryminację ze względu na niepełnosprawność. No i ponieważ skarga była złożona 6 razy, pracodawca odmówił 6 razy rozsądnym zaleceniom lekarza, o które Pani Agnieszka prosiła. I wtedy był bardzo dobry dowód w takiej sytuacji, więc tutaj jak ten przykład pokazuje, że wcale tym celem nie jest rozwiązanie tego problemu zawsze. No fajnie jak jest, ale jeżeli się nie da, pracodawca jest uparty i nikt go do tego nie zmusi, to wtedy chociaż jest dobry dowód, że ten pracownik te skargi ciągle zgłaszał. I tutaj no niestety trzeba jakiś pokazać balans między tym, kiedy te skargi składać i nie składać, bo czasem jest tak, że ktoś nie składa tych skarg, żeby nie zaburzyć tej relacji między pracownikiem a pracodawcą. I ja to rozumiem, a czasem no niestety nie ma innego wyjścia, trzeba zdecydować, że te skargi no niestety muszą być złożone, bo złożenie skargi to wcale nie jest jakieś żalenie się i niestety nie pokazuje, że jest się gorszym czy lepszym. Jeżeli jest jakieś prawo, które ma być stosowane i sprowadzone, to o takim prawie warto jest przypominać i sobie i pracodawcę. Na koniec bardzo krótkie podsumowanie. Co do skarg, dobrze jest znać ACAS Code of Practice, przeczytać co tam jest napisane. Jest to napisane na stronie www.acas.org.uk. Dobrze jest też znać, jakie są wewnętrzne procedury pracodawcy, jeżeli takie są. Dobrze jest składać skargi na piśmie, bo wtedy mamy bardzo dobry dowód. Dobrze jest takie skargi składać wielokrotnie, tyle razy ile jest to potrzebne. I to może być wielokrotnie, to nie musi być jedna czy dwie skargi, to może być 12-15 skarg, jeżeli jest taka potrzeba. Dobrze jest znać, do kogo taką skargę złożyć. Jeżeli nie jesteśmy pewni, to trzeba zapytać w HR czy managera. Próbuj wysłać do kilku osób na raz taką skargę i na pewno się znajdzie ktoś, kto taką skargę rozpatrzy. Przypomnę jeszcze, że zasady i moje opinie na temat prawa pracy, o których mówię, dotyczą prawa w Anglii, w Walii i częściowo w Szkocji. Aczkolwiek w Szkocji prawo kontraktowe jest inne i mogą tam zachodzić własne różnice. Prawo pracy w Irlandii Północnej różni się i ta audycja i moja opinia nie obejmuje zasad w Irlandii Północnej. Życzę Wam przede wszystkim zdrowia. Życzę Wam, żeby pracodawca traktował Was dobrze, a wy pracodawcę, żebyście nie musieli zakładać żadnych skarg. Dziękuję serdecznie za uwagę i zapraszam na kolejną Antycję za tydzień. Napisy stworzone przez społeczność Amara.org