U2 24

The definition of a management system is a set of interconnected elements within an organization to establish policies, objectives, and processes for business results. The system is a standard with requirements audited to ensure compliance. The company designs activities based on the standard, verified by auditors. Implementation involves ensuring activities align with the standard. Auditors monitor performance for continuous improvement. Audits serve as a preventive tool to detect and correct issues, enhancing organizational performance. Dijimos que la definición del sistema de gestión indica que es un conjunto de elementos de una organización que están interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr los resultados del negocio. Entonces, el sistema de gestión en definitiva es un estándar, es una norma en este caso en particular, que tiene un conjunto de elementos que son los apartados, las cláusulas de esta norma. Y esta norma, sea de calidad de seguridad y ambiente, fija una serie de requisitos que se deben cumplir para estar acorde con este estándar, acorde con esta norma. Y lo que hace la auditoría entonces es que va a verificar si el auditado cumple o no cumple con estos requisitos, cumple con este estándar. Bueno, la norma entonces define un estándar y la empresa diseña, da una forma a este estándar para aplicarlo a su empresa dependiendo de la operación, dependiendo de la cantidad de gente que tiene, dependiendo de el rumbo al que se dedica esta empresa, va a diseñar las distintas actividades, tareas, procesos que realiza para cumplir con ese estándar que definió la norma. Y lo que hace el auditor es verificar primero, si efectivamente el diseño que hizo esta empresa cumple con todos los estándares que están definidos en la norma. Esa va a ser una de las primeras actividades que va a verificar entonces el auditor. Esa va a ser entonces la responsabilidad, verificar en definitiva la adecuación del sistema a la norma que se utilizó. Esa es parte del concepto de diseño, donde yo verifico que lo que yo implementé está de acuerdo a las exigencias que me hace ese estándar, esa norma. Posteriormente entonces lo implemento. ¿Y qué significa entonces implementar? Significa que esos estándares, esos elementos de la norma están desarrollándose en cada una de las actividades que realiza la empresa. Y lo que hace en este caso el auditor es verificar a través de registro, por ejemplo, a través de observaciones, a través de entrevistas, el cumplimiento de ese diseño que se realizó durante el proceso de implementación. Y finalmente lo que va a ver el auditor también es ¿cuál es el resultado entonces? Porque yo implementé algo para cumplir el estándar y entonces va a ver cuán bien o cuán mal se está desarrollando, realizando esas actividades que definió la compañía. Y eso va a ser en definitiva el resultado o el desempeño. La función del sistema en este sentido es fundamentalmente el tipo preventivo. Porque aquí lo que está haciendo el auditor al utilizar esta herramienta de gestión está verificando las cosas que se estén haciendo mal para corregirlas y mejorarlas de manera preventiva. Entonces el sistema está detectando aquellas fallas, aquellos problemas y errores en el proceso de implementación y con ello permite mejorar el desempeño de la organización. Por eso se dice que la auditoría es una herramienta de gestión, es una herramienta para mejorar el desempeño de la compañía.