Gestion Documental Podcast

This podcast episode provides an introduction to document management. It explains that document management refers to the processes and resources needed to organize, store, retrieve, and automate workflows within a company or organization. The episode also discusses the 11 principles of archival function, the eight processes of document management, and the nine characteristics that document management systems should have. Overall, it gives a brief overview of document management and its key components. Hola, muy buenas tardes a todos los que me escuchan en este momento. Soy Yuri Alejandra Díaz y este es un podcast educativo donde haremos una pequeña introducción a la gestión documental. Espero que te quedes hasta el final del podcast. Iniciaré brindando una definición sobre qué es gestión documental. Esto me lleva a que una empresa de software en gestión documental llamada DocWarren nos dice que la gestión documental hace referencia a los procesos y recursos necesarios para organizar, almacenar y recuperar documentos y automatizar los flujos de trabajo dentro de una empresa u organización. Los documentos pueden estar en formato impreso o digital. Hay gran similitud en los conceptos que he consultado por internet. A grandes rasgos son las actividades que se gestionan constantemente en una organización y los procesos técnicos a los que son sometidos los documentos desde que se crean hasta su disposición final. Teniendo en cuenta todo el quehacer arquidístico que tienen los documentos desde su creación hasta su disposición final, les comento que la función arquidística tiene 11 principios que la rigen. Estos son, primero, fines de los archivos. Su objetivo es que la documentación esté a disposición tanto del ciudadano o que sea de material histórico y que ésta se encuentre de manera organizada y que sea fácil de recuperación. El número dos es la importancia de los archivos, lo que se refiere a que todos los archivos son importantes por su contenido administrativo, cultural, entre otros. Esto nos facilita la toma de decisiones. El tercero, institucionalidad e instrumentalidad. Esto nos quiere decir que los archivos son una herramienta indispensable para las organizaciones a nivel administrativo, a nivel económico, a nivel político, cultural, etcétera. Cuarto, la responsabilidad. Básicamente nos dice que toda persona que maneje documentos, ya sea servidor público o particular, debe ser responsable con la documentación que maneje. Quinto, dirección y coordinación de la función arquidística. Existe un ente que se encarga de salvaguardar el patrimonio documental, este es el Archivo General de la Nación, y está obligado por el Estado a proteger la información que en ellos reposa. Sexto, administración y acceso. Esto significa que el Estado es el responsable de administrar los archivos públicos y como ciudadanos tenemos derecho al acceso de estos, excepto en los casos que diga la ley. Séptimo, racionalidad. Se refiere a que los archivos son elementos racionales de las actividades de la administración pública. Octavo, modernización. Son los elementos que fortalecen toda la infraestructura y organización de los sistemas de información. Estos deben estar actualizados en cuanto a programación. Nueve, función de los archivos. Significa que los archivos en una organización cumplen una función importante, la cual es probar, garantizar y perpetuar la información almacenada. Décimo, manejo y aprovechamiento de los archivos. Estos responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado. Y por último, tenemos la interpretación. Esta hace referencia a la interpretación que tenemos de la ley que gestiona el reglamento de conformidad a la Constitución, tratados y convenios. Como vemos, estos principios son esenciales y de cumplimiento para un buen manejo y conservación documental. Pero les cuento que la gestión documental es mucho más compleja. Esta está conformada por ocho procesos, los cuales son los siguientes. El número uno es la planeación, que hace referencia a todas las actividades que se realizan para diseñar las formas y documentos que llevan el análisis de los procesos de gestión documental. El segundo es la producción, con todas aquellas actividades que se destinan al estudio de los documentos para el trámite, proceso y resultados de los mismos. El número tres es la gestión y trámite, que se refiere al conjunto de actos necesarios para el registro, vinculación a un trámite, descripción, etc., hasta llegar al producto final y organización y seguimiento del documento. Cuarto, la organización, que son todas las operaciones técnicas que se le dan a los documentos y que se encuentren en disposición en perfecto estado. Quinto, la transferencia. Se trata de todos los procedimientos que se llevan a cabo durante las diferentes fases de los archivos, realizando una verificación de estos para su preservación. Sexto, disposición. Se basa en lo que establecen las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental, y de acuerdo con ellas se define su conservación y su disposición final. Número siete, la preservación, que son aquellas acciones que se llevan a cabo en los diferentes documentos para preservarlos a través del tiempo. Y por último, tenemos la valoración, que es el proceso por el cual se determinan los valores primarios o secundarios de los documentos con el fin de establecer la permanencia en las fases de los archivos. De acuerdo con todo lo que hemos visto hasta ahora para ver la implementación de todo este orden documental, se necesita un instrumento que sistematice y facilite lo que hemos mencionado anteriormente. Es aquí donde vamos a ver qué significa el SGD o Sistema de Gestión Documental. Como su nombre lo dice, es un sistema informático que ayuda a almacenar, rastrear y gestionar electrónicamente los documentos de una organización. Es mantener los archivos organizados, y que se mantenga en flujo de trabajo. Teniendo en cuenta lo anterior, los sistemas de gestión documental deben responder a nueve características, que son las siguientes. La primera es la conformidad, que es cuando el sistema de gestión de documentos debe ser consistente con los requisitos que se derivan de las funciones y actividades propias de la organización. Número dos, interoperabilidad, que se trata de la capacidad tecnológica para el intercambio y resguardo de datos. Tercero, tenemos la seguridad, que se trata de garantizar el resguardo de la información de una entidad u organización. Cuarto, tenemos la metadescripción, es donde se describe el contexto, contenido y estructura de documentos. Quinto, adición de contenidos, esto permite agregar información a la que ya se tiene inicialmente sin que se altere su autenticidad. Sexto, tenemos el diseño y funcionamiento, que significa que debe ser de fácil manejo para el usuario del sistema de gestión de información. Séptimo, gestión distribuida, contar con gran capacidad para manejar la información obtenida en cualquier entidad donde se puedan migrar de manera masiva los documentos. Octavo, disponibilidad y acceso, se refiere a asegurar la información teniendo en cuenta su contexto. Y por último, tenemos neutralidad tecnológica, aquí el Estado juega un papel importante ya que es quien garantiza la libre adopción de tecnología para garantizar la prestación de los servicios y contenidos de una entidad. Como vimos, pudimos ver una pequeña introducción de lo que es la gestión documental, sus principios, sus procesos y algunas características de los sistemas de gestión documental. Esto es un poco de la introducción a gestión documental. Muchas gracias y nos vemos en un próximo capítulo.