Administración en Voces - Episodio V - La Importancia de una Estructura Organizacional Sólida

Hola a todos, gracias por escucharnos y bienvenidos al quinto episodio de nuestro podcast Administración en Voces. En esta ocasión estaremos hablando sobre la importancia de una estructura organizacional sólida en la gestión empresarial. En cada segmento abordaremos temas de cómo la organización ha impactado en el mundo empresarial. Es importante recalcar que la organización no sólo trata de tener todo en orden, sino de reducir estrés y aumentar la eficiencia en todas las áreas. Además abarcaremos contenidos como definiciones, axiomas, principios y herramientas para hacer de una empresa más efectiva. Así que quédate con nosotros y juntos trataremos de dar respuesta a todas esas interrogantes que abordan la organización y el resultado para administrar éxitosamente. Hola amigos y amigas, una vez más gracias por estar con nosotros. Mi nombre es Kennedy Zúñiga. Mi nombre es Marlene Ruiz y como ya dijo mi compañero estaremos hablando de un tema que es muy importante y esencial para ser empresa. Y mi nombre es José Jaramillo. Quédate con nosotros y exploremos la importancia de una estructura organizacional sólida en la gestión empresarial y cómo puede ser la clave para el éxito de tu empresa. Como dijimos en los episodios anteriores, en este episodio vamos a mencionar también diferentes definiciones de diferentes autores y podemos tomar como ejemplo a Sergio Hernández, que nos da como sus definiciones para la organización. La organización es una base del proceso administrativo en la que se aplican básicamente todas las técnicas y estrategias organizacionales. Aquí él menciona que también va a tomar las funciones por áreas sustantivas, los departamentos y los puestos estableciendo la autoridad en materia de toma de decisiones. También nos habla sobre la responsabilidad de los miembros que ocupan dichas unidades, así como las líneas de comunicación. Otro autor interesante es Agustín Reyes Fonsi, que nos dice que organizar en la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones y los niveles y las actividades de los elementos materiales y humanos, con el fin de lograr una máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Mientras que Eugenio Sisto Velasco nos dice que organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos, asignando en su caso funciones de autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir. Cuanto en cuenta el proceso de organización, un punto muy importante que logra los objetivos de la organización son los organigramas o los manuales de organización, que entendemos que un organigrama es una línea funcional en una orden jerárquica en donde cada miembro de la organización lo ocupará definiendo sus cargos, definiendo sus actividades y definiendo su autoridad. Seguidamente hablamos del proceso organizacional, que nos dice que se entiende como una secuencia de actividades que hay que realizar para organizar o reorganizar una empresa. En el proceso organizacional encontramos etapas, las cuales son la departamentalización conforme a bases y necesidades empresariales, la estructura jerárquica, definiciones de autoridad formal y estructural y sus tipos, definiciones de comunicación formal y autoridades informales. Es así que vamos a continuar hablando sobre la primera etapa del proceso organizacional, el cual es sobre las bases para la organización y la departamentalización dentro de la empresa. Estos son estudios de agrupamiento de tareas para definir la división estructural, es decir, agrupamiento de unidades de trabajo denominadas puestos. Dentro de la departamentalización dentro de, por la razón del área funcional, encontramos que muchas empresas se organizan conforme a sus funciones básicas, es decir, dentro de cuatro departamentos básicos, como es producción, mercado técnica, finanzas y recursos humanos. Seguidamente tenemos la departamentalización en razón del cliente, nos dice que se organizan con base al tipo de eventos o clientes, mayoristas, minoristas, menudeo o encuentros especiales. Estos son por tamaño, tipo, capacidad económica de los clientes. En estos tenemos la dirección general y está conformado por finanzas, recursos humanos, operaciones, que es la logística, la comercialización donde está segmentado jóvenes, caballeros y damas. Con la departamentalización tenemos en razón de los productos, en donde uno tiene de autoservicio puede tener departamentos de abarrotes, carnicerías, verduras, lácteos y frutas. En este caso nuestro organigrama quedaría de la siguiente manera, en la cúspide del organigrama estaría la dirección general y más abajo quedarían las finanzas, recursos humanos, operaciones logísticas, comercialización y aquí en la comercialización es en donde vamos a dar la razón de los productos, en donde estarán separados por blancos, por la ropa, frutas, legumbres, cárnicos o abarrotes. En la departamentalización en razón del área geográfica tenemos que algunas organizaciones se dividen en el territorio en donde operan por zonas, esto quiere decir que las empresas en sus áreas de comercialización establecen zonas geográficas para atender el mercado, en este caso nuestro organigrama sería el mismo, solamente que en la cúspide estaría la dirección general como ya es costumbre, mientras que bajando el nivel estarán las finanzas, los recursos humanos, las operaciones y la comercialización y debajo de ellos estarán todas las agencias regionales donde se encuentran las sucursales de las empresas, como ya mencionamos todas las gerencias estarán a cargo de él mismo o tendrán en sus manos la organización igual. Matriciales por negocio o proyecto, estas estructuras matriciales son un tipo de organigramas empresariales en el que los miembros del equipo están liderados por varias personas, tienen una forma de tabla o matriz en la que las columnas se corresponden con los departamentos de la empresa y las filas son los proyectos, es decir están formados por ejes horizontales y verticales, como lo dijimos en donde los ejes verticales están los departamentos y en el eje horizontal están las unidades de negocio, agregado a esto en las estructuras verticales y horizontales estas funcionan hasta cierto tiempo, es decir los colaboradores o miembros de la empresa requieren apoyo de otros que dependan de ellos para seguir creciendo y cumplir con sus planes. Seguidamente hablamos sobre el tramo de control o extensión de estructura horizontal, en el cual nos dice que se calcula con base en las interacciones y comunicaciones del titular de un área con sus colaboradores, es importante hablar que la alta agencia debe tener una gran capacidad de delegación, es decir dar responsabilidad a cada uno de sus colaboradores, regularmente no solo a los expertos de las áreas se les pide resultados y se les permite trabajar con más libertad que en los niveles operativos, aquí hablamos sobre la ley de craicunas que nos dice que establece que la interacción por la comunicación crece geométricamente en razón de cada unidad que se agrega al tramo horizontal, por ejemplo damos un ejemplo que nos dice que un supervisor con un colaborador tiene una interacción de dos, una de él y otra de su colaborador, tomando en cuenta que solo hay un asunto que tratar, es decir un colaborador puede tener dos funciones pero a la vez también puede realizar una sola función. Con el estudio de la organización, tenemos en el crecimiento vertical, el crecimiento vertical nos demuestra, puede ser como el avance de nuestra organización y se refiere también al crecimiento de niveles jerárquicos, esto se puede dar por tener límites en la comunicación de lo que pasa en los niveles operativos, también otro aspecto es que los mandos medios tamizan la información que reciben los niveles inferiores a sus superiores, también limitan su crecimiento horizontal y vertical al transferirle a proveedores externos operaciones en lo que se conoce como outsourcing, que es la tercerización de la materia, mientras que en la definición de autoridad formal estructural tenemos que la autoridad se debe delegar y establecer de la siguiente forma, línea funcional, autoridad staff o asesora y autoridad normativa, en este caso tenemos la autoridad línea funcional que es más que delegar formalmente a una unidad de trabajo independientemente de la jerarquía, en nuestro organigrama quedaría como que por ejemplo el director está en la cúspide de nuestro organigrama, luego en un nivel más bajo está finanzas y luego de las finanzas en otro nivel más bajo está la contabilidad en donde están sub áreas de operaciones y este recorrido que acabamos de mencionar es como la autoridad línea funcional funciona, tenemos por autoridad staff o asesora que se trata de cuando el personal externo expertos en diversas materias relacionadas con la actividad de la empresa como los despachos, asesores, contables, abogados, mercadólogos, etc. pasan a formar parte de nuestro organigrama, gráficamente a este tipo de autoridad se le coloca entre líneas para reconocer cuál es el nivel asesor. La última forma de definición de autoridad estructural tenemos la autoridad normativa que es la que tiene áreas centrales de dirección y gerencia de una empresa y que cuentan con un territorio de operaciones en el que se estableció un sistema descentralizado donde se facultan a gerencias regionales para que actúen empresarialmente en zonas determinadas. En nuestro oranigrama igualmente se va a delegar este tipo de autoridad con las entre líneas. También tenemos lo que es la definición de comunicación formal y autoridades informales en el cual las empresas se generan grupos informales los cuales reconocen a alguna persona como una autoridad informal, es decir, que sin tener algún nivel gerencial estos influyen dentro de la empresa. Como esta situación es inevitable en las empresas, el que ocupa un puesto de gerencia debe aprender a canalizar esos liderazgos hacia el cumplimiento de los objetivos. Además, el hecho de tener una autoridad formal dada en la empresa no implica que el gerente no genere un liderazgo exitoso o comunicativo con los demás departamentos. La persona que ocupa una posición hace el puesto. Esta expresión nos quiere decir que por muy bien diseñada que sea una posición o por bien que la ocupa, según sus capacidades, esto es muy importante en la materia de gerencia porque el liderazgo que no usa o no tiene una ocupación bien definida tiende a ocupar otro nivel o otra subordinada. También se debe tener en cuenta la autoridad lineal que debe ir acompañada de una autoridad asesorada relativamente informal. No es necesario que el organigrama se exprese la autoridad asesora de los jefes de la organización, sino que también aspectos que deben estar claros en el conjunto de las políticas. Para continuar con el estudio de la planeación, estaremos hablando sobre los axiomas de la organización de una empresa. Como enunciado tenemos lo siguiente, si la necesidad determina la estructura y no la estructura determina la necesidad. De que hablamos en este punto es que un axioma representa una acción, propósito o enunciado que se acepta como verdad evidente sin necesidad de una demostración. Relacionándola con la organización tenemos algunos enunciados que podemos describirlos como la estrategia determina la estructura organizacional. Las estructuras de otra empresa por muy buena que sea solo sirven como referencia. No hay organización igual pues cada una tiene circunstancias diferentes. La tecnología afecta el diseño de la organización, la estructura tarde o temprano limita el crecimiento y la estructura inflexible genera crisis y conflictos. En este estudio de la organización tenemos los principios mencionados por Fayol que él plantea seis principios. Uno sería principio de unidad de objetivo, dos principio de jerarquía, tres el principio de la equidad de la carga de trabajo, cuatro el principio de primicia sobre la autoridad lineal sobre la asesora, cinco principio de primicia de autoridad normativa y seis el principio de unidad de mando. El primer principio que es el principio de la unidad de objetivo nos habla sobre la estructura organizacional que es cuando todos los colaboradores de la organización facilitan y unan sus esfuerzos para lograr el objetivo empresarial. El principio de jerarquía nos habla de cuanto más sean claras las líneas de autoridad más eficaces serán las decisiones y la comunicación organizacional. Siguiendo con el principio de la unidad en carga de trabajo nos se refiere a que es equilibrar las cargas de trabajo de forma que todos los miembros tengan acorde a sus niveles y capacidades técnicas. El principio de primicia de autoridad lineal sobre la asesora nos habla que aclarar la autoridad para fines de organización se clasifica en lineal, staff de asesora y normativa. Tenemos el siguiente principio que es de primicia de autoridad normativa que debe ser la reguladora y traductora de la estrategia a normas de operación, no un nivel jerárquico que genere burocracia y aislamiento de áreas. El otro principio y último sería el principio de unidad de mando. Este principio indica que cada miembro de la organización debe ser responsable solo frente a una autoridad. En la organización también encontramos algunas herramientas las cuales apoyan a esta etapa del proceso administrativo. Encontramos las reglas para elaborar un organigrama, los diagramas de flujo, el análisis y descripción de puestos y por último los manuales de organización. Las reglas para elaborar un organigrama, estas son representaciones gráficas de las estructuras lineofuncionales. También encontramos lo que es diagramas de flujo. Estas son representaciones gráficas del conjunto de operaciones que se realizan en un proceso productivo de repetición continua en razón de cada producto que se obtiene de ellos. También encontramos los diversos tipos de diagramas de procedimientos. Los más comunes son los de flujo, aunque también existen diagramas de bloqueo, pero los que utilizan algunas simbologías. Dentro de los análisis y descripción de puestos, encontramos que un puesto es la unidad básica de trabajo. Los puestos precisan una descripción de funciones. Es un método administrativo para estudiar las unidades de trabajo que consiste en separar todas las actividades que se realizan en un puesto y las partes que lo conforman a fin de conocer a detalle estos componentes. Tenemos el método de análisis de puestos. Esto requiere cuestionar qué recoja los siguientes datos. Primero tenemos la identificación del puesto y datos generales. Seguidamente encontramos lo que es la descripción genérica, también la descripción analítica, los requerimientos, seguidamente las responsabilidades y por último las condiciones físicas en que se realiza el trabajo. Manuales de organización. Estos son comprendidos de todos los documentos administrativos relativos a la estructura. Es decir, dentro de ellos están los organigramas, la estructura de los procesos puestos y funciones que van acompañados de cartas de presentación donde encontramos la misión, la visión y los valores y en ocasiones también encontramos la historia de la organización. En el episodio de hoy hemos hablado sobre lo importante que es la organización empresarial. Bueno, en mi opinión, yo pienso que la organización empresarial es positiva ya que proporciona una estructura y un marco que permite a las empresas alcanzar sus objetivos y metas de manera sistemática. Concuerdo contigo Ken, además llevar una buena organización hace que la empresa sea eficiente, sus planes sean mejores, tener una mejor comunicación y así no tener malos entendidos, tener una estructura organizacional más definida. Sí, efectivamente, la organización es muy importante dentro de la empresa puesto que podemos poner en práctica los objetivos en base a nuestra empresa. Es decir, la organización tiene que estar bien diseñada y equilibrada. Esto es esencial para el éxito de nuestra empresa a largo plazo. Genial, muchas gracias por estar con nosotros en este episodio. Les invitamos a que nos sigan escuchando para aprender más sobre una buena administración. Y con esto concluimos otro fascinante episodio de Administración en Voces. Espero que hayas disfrutado explorando el mundo de la organización empresarial, tanto como nosotros. Recuerda que la organización es la clave para desbloquear un camino más fluido hacia el éxito en todas las áreas de la empresa. Nos vemos en el próximo episodio donde continuaremos nuestro estudio de cómo llevar y mantener el éxito en una empresa. Gracias por escucharnos y esperamos que este episodio hayas aclarado tus dudas y encontrado las respuestas a tus interrogantes. ¡Hasta la Próxima! Subtítulos por la comunidad de Amara.org