U2 48

The auditor should not show disinterest, act like they know everything, take more notes than listen, argue with the auditee, or appear pleased to find faults. Their main focus is to listen attentively, extract information to assess the company's compliance with standards, and not engage in confrontations. Maintaining a cordial conversation, showing genuine interest, and listening carefully are key for a successful audit process. It's crucial to avoid creating dissatisfaction and handle the interview with tact, care, and professionalism. De acuerdo a esta misma organización ANSI, lo que no debería, lo que no debe hacer un auditor efectivamente es lo contrario a lo que estábamos diciendo anteriormente. Aparentar o mostrar falta de interés con lo que se está diciendo, como que está aburrido, como que ya le dijeron algo que él ya lo sabe. Mostrarse como que él lo sabe todo. En realidad el auditor no sabe nada. El auditor viene a escuchar, a aprender a la empresa, a tratar de extraer información que le vaya a permitir conocer o darse cuenta cuán bien o cuán mal la empresa está implementando lo que exige la norma. No si la empresa está haciendo bien sus procesos de actividades desde el punto de vista técnico. Eso no le interesa al auditor. El auditor no viene a dar una clase magistral de ingeniería o técnica o de gestión a la empresa, sino que viene a ayudarlo en su proceso de gestión encontrando algunas falencias que tenga la empresa en relación a la norma que está auditando. El auditor también no debe mostrarse más interesado, como decíamos anteriormente, en tomar nota que escuchar. Lo que más debe hacer el auditor es escuchar atentamente. Ahora, el auditor tendrá que tener la capacidad mental de poder darse cuenta y de alguna manera ponerse en la cabeza todo aquello que el auditor le ha dicho. Porque podrá tomar alguna palabra, algún elemento que le interese como un recordatorio posteriormente de lo que está escuchando. Pero no escribir al pie de la mesa lo que está diciendo el auditor. Muchas veces algunos auditores le detienen lo que está diciendo el auditor para escribir, diciéndole, un momentito, déjeme escribir lo que usted está diciendo. Eso no debería ocurrir. Tampoco el auditor debería discutir lo que le están diciendo. Por lo que decía anteriormente, el auditor no necesariamente es el especialista. Algunas veces sea el caso que el auditor conoce una metodología, una técnica, algo que la empresa realiza, y si él ve que está mal hecho, no debería discutir ese tipo de cosas. Él después lo puede hacer ver en el informe final, en la reunión de cierre. Pero no entrar a discutir con el auditado. Recuerden, una de las cosas importantes del auditor es escuchar y hacer sentir cómodo al auditado de manera que le cuente, le entregue la mayor cantidad de información posible. Enfrentar al auditado enfrente de sus pares no es bueno cuando sobre todo el auditado está auditando a más de una persona junta. Que se enfrenten los auditados en una discusión respecto de lo correcto o lo incorrecto, lo bueno o lo malo. El auditor, de nuevo, escucha, solo escucha. Mostrar falta de interés por el tema de tratar o de cortar lo que se está diciendo. Está mirando el reloj, por ejemplo, de que es tiempo y hay mucho tiempo que está hablando lo mismo, que se está dando vuelta. Uno podrá de alguna manera hacerle pequeñas interrupciones, pero el auditor definió un programa, definió sus tiempos y por lo tanto tiene que tener claridad y sabe lo que está preguntando, por lo tanto tiene que tener claridad respecto a los tiempos y el tiempo que se tiene que tomar para realizar esta auditoría. Aparentar una suerte de placer por encontrar fallas es pésimo, como poco menos que una victoria. Yo sabía que aquí estaban haciendo algo mal y mire, yo tenía razón y encontré lo que andaba buscando. No, no es ese tampoco el objetivo del auditor. Así que, como les decía, tratar de mantener una conversación lo más cordial posible, lo más amena, donde el auditor efectivamente está tratando de encontrar aquellas cuestiones que no están de acuerdo a los requisitos que exige la norma. Pero no más que eso. Lo demás crea ciertas condiciones de insatisfacción en el auditor y en algún momento este inclusive puede no querer seguir contando más las situaciones que existen en la empresa. Por lo tanto, hay que tener mucho criterio, mucho cuidado, mucho estilo para hacer esta entrevista. Cordialidad, interés y escucha.