Leesbaar, logisch, liefdevol - De sleutel tot effectieve schriftelijke informatie

Two third-year students from KDG conducted research on how schools can improve written communication with parents. The main problem identified was that parents receive too much information at different times, leading to confusion. The research showed that 79% of parents prefer to receive information online, but only 19% responded to online surveys. Language barriers and other factors such as busy schedules and personal issues also contribute to parents not engaging with school communication. The research suggested that schools should limit the number of teachers sending information and provide clear expectations to parents. The use of a dedicated online platform for communication was found to be effective. Buitengewoon onderwijs (special education) uses colored letters and consistent layout to improve communication with parents. It was also suggested that schools should build trust with parents, involve them in school activities, and consistently reach out to them. Hallo allemaal, wij zijn Michèle Hermans en Chloé Hoes, twee derdejaars studenten in de opleiding Leertuig Lager Onderwijs aan KDG. Wij nemen jullie mee op de interessante reis naar het antwoord op hoe scholen de schriftelijke informatie naar de ouders kunnen verbeteren. Ja, een probleem dat in veel scholen voorkomt. Hey Michèle, dag Chloé. Michèle, waarom hebben we nu deze week voor dit onderwerp gekozen? Ja, dus op mijn stageschool, de Klinker in Borsbeek, kwam de directie naar mij met de vraag hoe ze de schriftelijke informatie naar de ouders toe kunnen verbeteren. Want ze zitten momenteel met de handen in het haar. Inderdaad, en wij dachten meteen, dit is een onderzoek voor ons. Ja, wat heb je daarvoor nodig voor een onderzoek? Een onderzoeksvraag. Plop, die gaat als volgt. Welke concrete gestructureerde methoden kunnen scholen implementeren om die schriftelijke informatie naar de ouders toe te verbeteren en ervoor te zorgen dat de ouders handelen als verantwoorde partner in het onderwijs? Ja, en om hierop een antwoord te kunnen vinden, stelden we verschillende deelvragen op, die je kan terugvinden doorheen onze podcast. Ik denk dat we er klaar voor zijn. Ik denk het ook. Dan kunnen we beginnen. Hoe hebben we ons onderzoek nu uit vorm gegeven? We zijn zowel in de theorie als in de praktijk op zoek gegaan naar antwoorden. We hebben de directie en leerkrachten van de Klinkkerk geïnterviewd en we hebben een vragenlijst doorgestuurd naar de ouders. En uit die vragenlijst is al iets heel belangrijks uitgekomen, toch? Inderdaad, want we hebben vragenlijsten op papier doorgestuurd naar 1, 2, 5 en 6 B en online naar 1, 2, 5 en 6 A. Daaruit is gebleken dat 79% van de ouders aangeeft dat ze schriftelijke informatie volledig online willen ontvangen. Maar als we kijken naar het aantal ingevulde vragenlijsten die we hebben teruggekregen, hebben we 64 antwoorden op papier gekregen en maar 19 antwoorden online. Ze spreken zichzelf dus tegen. Maar we mogen uiteraard niet op de feiten gaan vooruitlopen. Nee. Wat we eigenlijk eerst moeten weten is wat nu juist de ouders tegenhoudt om die schriftelijke informatie van de school te lezen of te beantwoorden. Inderdaad, want de directie geeft wel aan dat het echt een groot probleem is, maar uit ons praktijkonderzoek is gebleken dat de helft van de ouders zelf aangeeft dat ze de schriftelijke informatie wil lezen. Het andere deel geeft aan dat ze te weinig tijd hebben of teveel informatie verstuurd krijgen. Ja, en vanuit de interviews met de directie en leerkrachten blijkt ook dat toch de grootste drempel anderstaligheid blijft. Ja, dat zien we ook exact terugkomen in de theorie. Sommige anderstaligen hebben te weinig kennis over het onderwijssysteem of de verwachtingen van de school worden niet duidelijk weergegeven. Daarnaast de taalbarrière is ook een grote drempel. Dus wat logisch eigenlijk lijkt voor de school is niet altijd voor de ouders. Ja, en ouders hebben soms zo'n drukke leven of andere problemen zoals een ziekte of een scheiding die aan de gang is, zodat ze eigenlijk de school niet als iets prioritair gaan zien. Ja, wat we ook zagen terugkomen in de theorie is dat de overkul aan boodschappen doodlijk is voor de ouders. Hierdoor zien ouders hoe ze boven het bos niet meer en zullen ze daardoor ook niet meer antwoorden. Dat lijkt logisch. Ja. We hebben nu gekeken naar een drempel dat de ouders tegenhoudt, maar welke methoden blijken nu op de klinker echt niet te werken? Ja, laat ons daar eens even naar kijken. Hiervoor lijkt het ons meest logisch om te kijken naar de meningen van de ouders, aangezien zij dit het beste weten. Ja. Uit de vragenlijst met de ouders zijn verschillende methoden gebleken. Er worden eerst en vooral te weinig herinneringen gestuurd en er is te veel informatie op verschillende momenten. Ja, en iets interessants is wel dat een ouder aangaf om deze informatie eventueel te bundelen en het versturen van berichten te beperken naar één bericht per dag. Dat zou inderdaad een goede oplossing kunnen zijn. Daarnaast sturen nog te veel verschillende leerkrachten info. Bijvoorbeeld de directie, de klasleerkracht, het secretariat, ICT-coördinator en zelfs parallelleerkrachten. Dit zou dus echt wel moeten verminderen. Ja, en dat zouden ze eventueel kunnen doen door enkel de directie en de klasleerkracht in te schakelen en ook op voorhand aan de ouders duidelijk te maken wat ze van wie kunnen verwachten. Yes. Ook gebeurt het soms dat de info te laat wordt verstuurd. Ja, dat snap ik. Zeker als ze iets moeten meebrengen is dat lastig. Daarnaast hebben ouders soms meerdere kinderen op school en krijgen ze de info dus soms dubbel. Dat is eigenlijk echt wel een probleem, maar als we kijken naar mijn stageschool versturen ze eigenlijk enkel de gemeenschappelijke info naar het oudste kind. Dat is eigenlijk wel een goed alternatief. Ja. En wat ook nog belangrijk is, is wat een ouder wel meegaf, dat de kinderen vaak zelf niet eens op de hoogte zijn van de schriftelijke info die de ouders krijgen. Ja, vroeger kreeg je daar wel brieven mee en dan vertelde de klasleerkracht kort daar iets over. Maar nu gaat dit verloren. Maar de directie en leerkrachten geven aan dat de schriftelijke informatie enkel en alleen op papier niet meer van deze tijd is. Neem maar Bron van Goe, die geeft aan dat ze belangrijke zaken toch moet blijven communiceren op papier, omdat digitale communicatie geen drempel mag zijn. Uit onze vraaglijsten is ook wel gebleken dat een groot deel het ontvangen van schriftelijke informatie via brieven en via de agenda prefereren. Ja, en ook de juffen van de kleuterklas kleven soms nog een papier op de broodhoven voor informatie die echt belangrijk is. En ze merken wel echt dat ze iets gaan merken. Dus de school moet gewoon belangrijke informatie best versturen via brieven. Inderdaad. En uiteraard is niet alles wat de klinker doet rond schriftelijke info negatief. Er zijn ook veel methoden die wel werken op de school en die ook zowel ouders als leerkrachten aangeven. Ja, het merendeel van de ouders in het schoolteam geven aan dat het ouderplatform Broecks volgens haar Smart School een heel makkelijke tool is. Ze vinden het namelijk handig dat al die schriftelijke informatie via één kanaal wordt verstuurd en dat platform blijkt wel echt gewoon duidelijk en overzichtelijk te zijn. Daarnaast geven de leerkrachten ook wel aan dat het individueel benaderen ook wel echt werkt. Door bijvoorbeeld iets in de agenda te noteren, privéberichten te sturen of ouders gewoon echt aan te spreken. Ja, en de directie geeft aan dat de ouders en leerkrachten tevreden zijn over de manier waarop nu die schriftelijke informatie wordt verstuurd. Maar we willen wel eigenlijk meegeven dat dit nog eerder niet expliciet gevraagd is geweest. Dus hoe beter directie dat dan? Ja, dit zou dus misschien nog wel een tip kunnen zijn om mee te nemen naar de toekomst. Dus, nu weten we wat de ouders en het schoolteam vinden van de huidige schriftelijke informatie. Maar we hebben nog iets achter liggen, toch? Ja. Laten we daar als laatste naar kijken wat andere scholen op dit moment doen. Ja, en wij vonden eigenlijk heel wat info in de theorie van de aanpak van de verschillende scholen. Maar ons leek het eigenlijk heel interessant om eens te gaan aankloppen bij het buitengewoon onderwijs. Ja, want wij zien de ouders bijna nooit fysiek aan de schoolpoort. Nee, inderdaad. Dus zij moeten wel een veelwerkende methode hebben om de ouders schriftelijk te kunnen bereiken. Wij hebben dus de directrice van de leerexperts in Deurne geïnterviewd. En Chloé, zei ge ons enkele voorbeelden. Ja, allereerst heeft het buitengewoon onderwijs een systeem met gekleurde brieven. De ouders worden aan het begin hiervan op de hoogte gebracht. Geel is voor oudercontacten, rood is voor bepaalde verwachtingen, bijvoorbeeld als er materiaal meegegeven moet worden. Goed systeem, leek ons. Ja, inderdaad. En zowel online als op brieven gebruiken ze telkens dezelfde layout. Ze maken dus gebruik van altijd dezelfde pictogrammen en klare taal. Ze vermijden doorlopende tekst en maken geen gebruik van moeilijke woorden. En dit zijn de dingen die de klinker eigenlijk niet toepast. En wat buitengewoon onderwijs toch aangeeft, dat dit heel belangrijk is. En ook vooral naar de anderstalige ouders toe. Ja, want ook zien we weer in die theorie dat de ouders schriftelijke informatie niet lezen, maar scannen. Dus daarom is het gebruik van die pictogrammen en korte tekst echt wel belangrijk. Wat uiteindelijk het meeste werkt, is het individueel contacteren van de ouders als er echt geen reactie zou komen. Ja, en dat kan gewoon telefonisch via WhatsApp en e-mail. We weten dat het veel tijd gedeent, maar dit behoort nu eenmaal tot het takenpakket van de school. Ja, en wat ook belangrijk is, is de ouderbetrokkenheid. Het is een van de belangrijkste onderdelen in de schoolcarrière. En het heeft natuurlijk ook een grote invloed op de mate waarin de ouders reageren op die schriftelijke informatie. Dit geeft het buitengewoon onderwijs ook wel echt aan. De zaken die we nu hebben verteld komen overeen met wat we in de theorie hebben gevonden. Daarnaast vonden we ook nog enkel handige aanvullingen om ouderbetrokkenheid te vergroten. Ja, volgens Donkers is het belangrijk om een vertrouwensrelatie op te bouwen door de ouders eigenlijk te gaan leren kennen. Nodig je ze eens uit op school om te komen koken of om eens voor te lezen, zie je de ouders dus echt als waardevolle partners van je school. Ja, en volgens Van den Berg is het belangrijk dat je aan het begin van het schooljaar even pijlt hoe de ouders de schriftelijke informatie nu willen ontvangen. We merken vanuit het interview met de directie uit de Klinker dat dit toch nog nooit is gebeurd. Daarnaast is het belangrijk dat de school blijft volhouden en contact blijft zoeken met de ouders. Ja, dit gaf buitengewoon onderwijs ook wel echt aan. Geef dus als school niet te snel op, want pushen kan soms echt wel wonder doen. Oké, ik herhaal onze onderzoeksvraag nog een keer. Welke concrete gestructureerde methoden kunnen scholen implementeren om de schriftelijke informatie naar de ouders toe te verbeteren en ervoor te zorgen dat de ouders handelen als verantwoorde partner in het onderwijs? We kunnen concluderen dat de Klinker meer aandacht moet hebben voor anderstalige ouders. Ja, ze moeten echt meer gaan focussen op hoe ze de info overbrengen. Denk dan maar aan het gebruik van steeds dezelfde layout, pictogrammen en eenvoudige taal. Zeker. Ook moeten ze de ouders bevragen over hoe ze de info willen gaan ontvangen. En ze moeten echt hun info gaan bundelen. Behoud daarnaast ook zeker het ouderplatform en verlies individueel contact en ouderbetrokkenheid niet uit het oog. Want dat is echt de sleutel tot succes. Zo, dit was het alweer voor deze week. Ben je nu echt gebrikkeld en wil je nog meer te weten komen over dit onderwerp? Bekijk dan zeker onze show notes en onze bijhorende badge-uproef. En hopelijk tot volgende week. Daag!