Podcasta ret original

Samia and Camila, students of the Bonjamol Group, discuss the topic of effective meetings. They emphasize that the length of a meeting does not determine its usefulness, but rather how it is organized and conducted. They highlight the importance of planning, preparation, execution, and evaluation in order to make meetings productive. They also discuss the significance of clear communication, selecting necessary participants, and documenting meeting outcomes. They mention the rise of online meetings and the importance of following etiquette in virtual settings. Overall, they provide tips and guidelines for conducting successful meetings. Buenos días a todos. Yo soy Samia y estoy aquí con mi compañera Camila. Somos alumnas de Auxiliar de Enfermería del Grupo Bonjamol y les damos la bienvenida a una nueva entrega de Retonight. En el podcast de hoy hablaremos sobre el tema de las reuniones. Vamos a hablar sobre la planificación, preparación, ejecución y evaluación de una buena reunión. Una pregunta que me trae Camila es, ¿crees que una reunión efectiva es una reunión de una colaboración o no tiene nada en común? Camila, buenos días. Yo creo que no necesariamente porque una reunión sea larga, o sea que dure muchas horas, tiene por qué ser de provecho. Porque a veces si la realizamos de manera adecuada, de manera inadecuada quiero decir, por más larga que sea, no va a ser de tanta utilidad. Quizás vayamos a conseguir un efecto contrario en la gente que asiste a esa reunión. Van a tener la sensación que están perdiendo el tiempo y todo esto porque no se tuvo en cuenta los principales factores a la hora de elaborar y desarrollar esas reuniones. Por eso hoy vamos a hablar cómo desarrollar una buena y eficaz reunión sin perder el tiempo. Porque por más larga que sea, no quiere decir que haya sido efectiva. Entonces de eso se trata el tema de hoy, de cómo organizarla, de cómo poder sacarle provecho al tiempo, de cómo vamos a disponer de ese tiempo, del tiempo que disponemos, cómo vamos a realizarla y la finalidad de esa reunión siempre en el ámbito del trabajo. Exactamente. Los resultados del trabajo en equipo dependen del éxito de esas reuniones y por tanto de su buena preparación, planificación y sobre todo una buena y eficaz conducción. Esas reuniones tienen ciertas pautas y una de ellas es que se debe planificar porque los resultados que se obtendrán dependen de la organización previa y primero se debe saber el objetivo de la reunión, se debe evitar la improvisación, se debe seleccionar las personas que van a asistir a la reunión y solo se debe convocar a las personas realmente necesarias. Claro, pienso que la planificación es muy importante para cualquier tipo de reunión formal principalmente, ya sea presencial o online. Exacto, de acuerdo con lo que has dicho, la planificación es importante pero en todos los ámbitos de nuestra vida, ya sea laboral o cotidiana. Exacto. Bueno, sigamos hablando del siguiente punto importante que es la preparación. En esta fase se definen muchas cosas como el orden del día, el lugar donde se va a realizar la reunión también es muy importante porque en las reuniones presenciales los asistentes deben estar cómodos, debe ser un lugar que haya mucho ruido, la dimensión del lugar, sobre todo para aquellas empresas que tienen muchos trabajadores. En el caso de una reunión online es importante también tener en cuenta que la invitación se envía anticipadamente, ya sea por videoconferencia o cual sea el método que vayan a utilizar. Se debe relatar una convocatoria con la hora y el lugar y aquí es importante también prever la hora de finalización, más o menos para tener en cuenta muchos factores en la hora de finalizar y se ha de enviar esa convocatoria con antelación, con semanas si es posible lo mejor. Luego lo que es los medios, debemos también asegurarnos de que vamos a disponer de los medios correctos, ordenador, pantalla, si tenemos que ver algún video que disponga de un buen sonido, etcétera. Todo eso es un paso muy importante para empezar a preparar nuestra reunión. El siguiente punto es la ejecución, o sea la realización de esta reunión. Antes de comenzar la persona que la va a coordinar hará las siguientes tareas. Primero distribuir correctamente los pacientes, distribuir el orden del día, recopilar la información necesaria para el desarrollo de la reunión. Se debe presentar los participantes que no se conocen y sobre todo demandar un poco la participación de los asistentes. Creo que el trabajo en conjunto siempre sale bien. Y uno de los últimos puntos, pero no al menos importante, es asegurarse que todos los participantes entiendan el objetivo de la reunión. Creo que es sumamente importante que todos hayan captado el mensaje de lo que se ha dicho. Claro, es muy importante eso de asegurarse que han entendido el objetivo de la reunión. Ahora vamos a entrar en el desarrollo de la reunión y esta se divide en cuatro fases. La primera fase es la fase de apertura, donde se inicia la reunión, en la que se va a hacer una breve presentación, un pequeño resumen también se puede hacer, presentar los puntos del día, etc. La fase de análisis y discusión, en ese momento todos aportan información donde se discute y se argumenta de manera ordenada los puntos a tratar y esa es tarea del organizador, de la persona responsable que ha estado organizando con anticipación todas las zonas. La tercera fase es la forma de decisiones, es bastante importante. El organizador debe tener una postura divergente y ser resolutivo. Lo ideal sería una decisión unánime, pero si no se logra, pueden optar por votaciones y en casos más extremos de conflictos, hay que saber solucionar ese tipo de conflictos y por eso los invitamos a escuchar el podcast de nuestras compañeras Katy y Amparo, que nos habla muy bien de cómo resolver conflictos. Y una de las últimas, pero no menos importante, fases, que es la cuarta fase, es la fase de cierre. La reunión se debe quedar clara, todo lo que se va a decir, o sea, deben ser muy claros los puntos a desarrollar. Se debe quedar escrito en un acta de reuniones, debe quedar constancia y posteriormente se debe hacer llegar a todos los participantes este acta o un documento en PDF, que es mucho más sencillo que el acta, resumido todos los puntos que se ha hablado y las decisiones que se ha tomado. Exactamente, una vez finalizada la reunión, se debe hacer una evaluación para evaluar si se han logrado los objetivos destinados. Este paso es importante para sacar una conclusión de cuáles puntos se pueden mejorar en la reunión. Es importante que la evaluación no la haga solamente el organizador y creo que también es súper importante escuchar las aportaciones que hacen los participantes. Creo que hay que saber escuchar y eso. Claro, ahora vamos a hablar, Samia, de las tan famosas reuniones online o más conocidas como videoconferencias que se pusieron tan de moda en la época de la pandemia que creo que todos hemos hecho una videoconferencia en algún momento, ¿verdad? En la familia, con amigos, en el trabajo, para resolver cualquier problema en época de cuarentena tuvimos que realizar más de una de estas. Pues estas se han venido para quedar y principalmente con el teletrabajo que ya existía antes del 2020 pero prácticamente no se oía hablar. Y en la pandemia ha sido una herramienta fundamental para seguir trabajando o para seguir estudiando o tal vez solo para seguir en contacto con las demás personas, ¿verdad? Sí, es verdad. Y una pregunta que te quería hacer que escuché hace mucho tiempo y es verdad, algo de la netiqueta, no sé si nos podrías comentar un poquito qué es y qué tiene que ver con las reuniones online. Sí, la netiqueta es un término nuevo, la verdad. Yo tampoco había escuchado hablar mucho, la estaba investigando y el término netiqueta viene de net, que es el significado de la red de internet y etiqueta, pues etiqueta, ¿no? Las etiquetas a tener en cuenta a la hora de las reuniones online, ¿no? Norma de conducta, el tipo por ejemplo, no sé si recuerdas que ha pasado mucho, veíamos muchos vídeos de una persona que estaba en una reunión de trabajo y por detrás pues pasaba alguien en ropa interior o pasaba un perro ladrando o los niños jugando y cosas de este tipo. Lo que viene a evitar es la netiqueta, ¿no? La vestimenta, que tú solo te ponías una ropa y ya. Lo que viene a evitar es la netiqueta, ¿no? La vestimenta, que tú solo te ponías la parte de arriba y la parte de abajo y estabas en pijama y en un momento dado no te dabas cuenta, te levantabas y se te veía que estabas pues de la cintura para abajo de pijama o quizás de ropa interior, pues cosas de este tipo, ¿no? Luego también el tema de horarios y todo eso. En fin, cosas así para que no sucedan, para que sea una buena reunión, que no quiere decir que no estemos presentes, que tenga sus normas de conducta, ¿no? Sí, creo que ahora me quedó un poquito más claro. Creo que son cositas que tenemos que tener en cuenta a la hora de hacer una videoconferencia. Al final cabo este trabajo y en el trabajo no nos podemos presentar con esas pinzas. La verdad es que me ha quedado muy claro. En el ámbito de la reunión online, es lo que tú dices, es muy importante también planificar. Vamos a seguir exactamente los mismos pasos que hemos mencionado de la reunión anterior. Planificar la fecha, planificar la hora, cómo vamos a desarrollarla. Exactamente igual que en la reunión presencial, ¿no? Porque por más que parezca fácil, esos pasos son importantes para lograr que sea efectiva. Bueno, para ir finalizando este podcast, vamos a dejar en claro los puntos importantes de buenas reuniones. ¿Cuáles serán? Si no lo recuerdan, que los hago recordar. Uno de ellos es saber organizar con anticipación. Se debe tener una apertura, una presentación, saber el tema que se va a desarrollar, elegir los miembros que van a participar en la reunión y también hacer que participen en la toma de decisiones. Hacer una conclusión final del tema, que se ha hablado posteriormente, y obviamente que tener un cierre de la reunión. Muy bien, pues muchas gracias por habernos escuchado. Esperamos que les sea de utilidad estos pequeños consejos. Un saludo y hasta la próxima. Bye bye.