Podcast_Fabian-Ramiro-Roman-Huertas_v1

This is a podcast about organization and description of archives. The first concept discussed is document identification, which involves investigating an institution or company to determine the documents produced and received in the course of their functions. Factors to consider in document identification include objectives, organizational structure, legal framework, and the system of document management used. The second concept is document classification, which is essential in planning and organizing archives. Advantages of document classification include information retrieval, establishing links between documents and processes, ensuring consistent management over time, defining security levels, and facilitating evaluation and disposal. The podcast also covers organic and functional classification, as well as classification by subject. It explains the structure of a document collection, including fund, subfund, section, sub-section, document series, and sub-series. The podcast discuss Un cordial saludo para todos, me presento, mi nombre es Fabian Ramiro Roma Huertas, hago parte del programa de formación ciencias de la información, la documentación, la bibliotecología y la archivística. En esta ocasión los estaré acompañando en este podcast para la materia de organización y descripción de archivos, el cual consiste en socializar a partir de una investigación sobre unos conceptos importantes y fundamentales para la archivística y para la gestión documental. Bueno, ahora sí, iniciemos. Nuestro primer concepto es, ¿qué es identificación documental? Podemos entender que la identificación archivística y o documental es una actividad de tipo intelectual que consiste en investigar una institución o una empresa con el fin de determinar qué documentos son producidos y recibidos en el ejercicio de sus funciones y actividades que le han sido asignadas debidamente, esto para entidades públicas y o privadas que cumplan con funciones públicas, en un marco o un contexto legal, para así identificar el tipo de origen de los documentos que esta gestiona. Ahora bien, ¿qué elementos debemos de tener en cuenta al momento de realizar una identificación documental? Se basa primeramente en la recopilación de la siguiente información, objetivos y estrategias que ha mantenido la institución actualmente y en el pasado, la estructura jerárquica, es decir, el organigrama de la institución, el marco legal, económico o político, esto se puede dar a entender sobre la misión y su misión que tiene la empresa. También es muy importante realizar un tipo de DOFA para establecer las oportunidades y debilidades que esta tiene, asimismo, mediante entrevistas poder conocer las funciones, actividades y operación que tiene la institución, para así, más adelante, conocer los tipos documentales que se está gestionando o que puede llegar a gestionar esta institución y, muy importante, conocer los sistemas o el sistema de gestión documental que haya utilizado la institución. Como segundo punto, tenemos la clasificación documental. Podemos entender que la clasificación documental es una actividad básica para diseñar el conjunto de actuaciones o estrategias en materia de la gestión documental dentro de una institución, puesto que su resultado nos va a ofrecer un valor añadido esencial para poder planificar y determinar numerosas actuaciones en cuanto a la organización de nuestros archivos, estableciendo así diferentes periodos de conservación de los documentos, metodologías, acceso a la información, recuperación para un determinado conjunto de documentos. Es decir, esto puede variar de acuerdo al tipo de documento. ¿Qué ventajas nos puede brindar la clasificación documental? Las ventajas son múltiples. Nos puede ayudar a recuperar la información y los documentos que la contienen, establece vínculos entre la documentación que se gestiona entre la institución y los diferentes procesos, garantiza que los documentos se dominen de una forma coherente a lo largo del tiempo, es decir, que se maneje homogéneamente, permite la definición de niveles de seguridad y acceso a conjuntos de documentos clasificados por tres documentales, es decir, todos los documentos de alguna entidad se encuentran debidamente codificados y clasificados, distribuye la responsabilidad de la gestión de los documentos y facilita el establecimiento de plazos y medidas para la evaluación, esto en cuanto a los tiempos de retención y claramente para la disposición final de cada documento. Muy bien, hasta el momento hemos visto lo que es identificación documental y clasificación documental. Si nos basamos en los dos argumentos y la definición de cada uno, podemos dar a entender de que efectivamente estos dos procesos van de la mano para buscar que la organización de nuestros archivos contribuyan a la mejora continua de nuestro sistema de gestión documental, por ende es muy importante conocer estos dos conceptos y cómo o de qué forma se pueden aplicar en una institución ya sea pública o privada. Como tercer punto tenemos lo que es una clasificación orgánica, este tipo de clasificación da a entender que se trata de las series que son agrupadas en función de las divisiones administrativas o de la propia estructura orgánica de la institución, es decir, su sistema jerárquico o, para mejor comprensión, su organigrama. Así quedan sujetas a los departamentos, lo que me hago entender, departamento jurídico, departamento ambiental, departamento de gestión documental, administrativo, en fin. Estos departamentos van sujetos a unas unidades documentales puestos que están divididos de acuerdo a su procedencia, es decir, de acuerdo a la oficina en donde están siendo creados estos tipos de documentos. Ahora bien, la clasificación funcional es la agrupación de los documentos bajo conceptos que reflejan las funciones y las actividades concretas de la institución dentro de una estructura jerárquica y lógica. La identificación y agrupación de los documentos se lleva a cabo mediante un cuadro de clasificación documental, es decir, acá ya se normaliza y se proyecta la clasificación en un instrumento archivístico que refleje, mediante códigos y mediante una descripción y nombres, los documentos que están siendo generados en una organización. Por último, en este punto, vamos a ver lo que es clasificación por materias. Básicamente es la acción de ordenar por clases y agrupar documentos por ramas del conocimiento, problemas, materias o características entre sí, los cuales nos permitan poder realizar una agrupación documental respectivamente. Continuando nuestro podcast, tenemos lo que es un fondo documental. La definición de un fondo documental es el conjunto de documentos de archivo producidos por una persona física o institución a lo largo de un periodo de tiempo en relación a una actividad que le es propia y más o menos homogéneas, clasificadas, ordenadas y escritas según un cuadro de clasificación documental. ¿Qué estructura puede tener un fondo documental? Entonces para esto les daré un ejemplo. Podemos tomar la alcaldía de un municipio, X. Entonces el fondo sería la alcaldía. El subfondo, ¿cuál sería el subfondo documental? Sería un despacho de la alcaldía o una secretaría. Entonces secretaría de transporte. Sección. Sabemos que en las secretarías tienen oficinas, oficina jurídica, oficina de transportes, oficina de movilidad. Esto sería la sección. La subsección sería cómo está conformada al área, si aplica. En varios casos no aplica, en otros sí. Cuando son áreas estructuradas que son muy grandes, tienen varios procesos. Esto es lo que quiere decir sucesión. Serie documental. La serie documental es la agrupación de documentos que pertenecen a una sola serie. Y vendría la subserie documental. Entonces como un ejemplo anterior de serie documental podríamos decir que una agrupación documental podrían ser las actas, los informes. Y una subserie documental es algo ya más específico. Entonces un informe de gestión, un acta de reunión. Eso sería una subserie documental. Y una unidad documental se da a entender cómo los tipos documentales que conforman la subserie y la serie documental. Entonces, entre otras palabras, la estructura de un fondo documental vendría siendo esta. Continuando, tenemos nuestro otro punto que habla sobre los cuadros de clasificación documental. Podemos entender que son esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación dada la documentación producida por una institución. En ellos se registra jerárquicamente las secciones, subsecciones, las series, subseries y tipos documentales. Su estructura va a ser de la siguiente forma. Dependencia, código de la dependencia, código de la serie, nombre de la serie documental, código de la subserie y nombre de la subserie documental. Esta estructura se plasma, por lo general, en un Excel y es un listado de códigos y de nombres. Continuando con nuestro podcast, tenemos la definición de las tablas de retención documental. Las tablas de retención documental, o TRD, constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de una entidad acorde a su estructura orgánico-funcional, es decir, funciones y estructura documental, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de una valoración documental por cada agrupación documental. Es decir, este instrumento archivístico nos va a ofrecer y a garantizar las diferentes retenciones y exposiciones finales de cada documento. La estructura de una tabla de retención documental, de acuerdo al Archivo General de la Nación, puede ser de la siguiente forma. Entidad productora, dependencia, código de la dependencia, códigos de la serie y subserie documental, nombre de la serie, subserie y tipos documentales, tipo de soporte de la información, tiempos de retención, esto quiere decir cuánto tiempo de retención puede estar en el archivo de gestión y o el archivo central. Disposición final, cuál va a ser la exposición final de estos documentos, si va a ser conservación parcial, conservación total, eliminación, digitalización y otra exposición que haya destinado la entidad. Y por último tenemos el procedimiento, esto indica en palabras qué se debe hacer o qué se va a hacer con la información. Ya para finalizar, tenemos las tablas de valoración documental. ¿Qué son las tablas de valoración documental? Son un listado de asuntos o series y subseries documentales a los cuales se les determina un tiempo de permanencia en el archivo central, así como su disposición final y se elaboran y aplican a los documentos ya producidos y que han pasado a su segunda o tercera etapa, es decir, la documentación semiactiva de uso administrativo, ilegal, ocasional o inactivo. Es decir, es para estos documentos que se encuentran en una etapa semiactiva, podría decirse al archivo central, pero que nunca tuvieron una gestión documental activa, por decirlo así. Las tablas de valoración documental se utilizan demasiado y se deben utilizar para abordar y poder organizar un fondo documental acumulado. ¿Cómo sería la estructura de estas tablas? Estas tablas básicamente serían entidad productora, oficina productora, código, series, subseries y tipos documentales, soporte o formato, tiempos de retención, disposición final y procedimiento. Básicamente es muy similar a las tablas de retención documental. Bueno, es todo, muchas gracias. Una feliz noche, feliz día.